ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                               Розпорядження голови

                                                                                              Демидівської районної

                                                                                               державної адміністрації

                                                                                     13.01.2013  №13

ПОРЯДОК

складання, подання, опрацювання та розгляду запитів

щодо надання публічної інформації, що знаходиться у

володінні Демидівської районної державної адміністрації

Загальні положення

       1. Цей Порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до  публічної інформації», Указу Президента України від 05 травня 2011 року №547/2011 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації» та з метою  систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої  є Демидівська районна державна адміністрація ( далі – райдержадміністрація).

       2. Публічна інформація, розпорядником  якої є райдержадміністрація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання райдержадміністрацією своїх обов»язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні райдержадміністрації та її структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

      3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до райдержадміністрації або її структурних підрозділів в усній формі, в письмовій формі, телефоном, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.

       4. У разі подання запиту до райдержадміністрації інформація надається згідно з положеннями цього Порядку. У разі надання запиту на одержання публічної інформації до структурних підрозділів райдержадміністрації, її надання здійснюється згідно з порядками (положеннями), затвердженими відповідними структурними підрозділами згідно із Законом України «Про доступ до  публічної інформації» та Указом Президента України від 05 травня 2011 року №547/2011 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації».

       Персональна відповідальність за забезпечення належного виконання вимог Закону України «Про доступ до  публічної інформації» покладається на керівників відповідних органів (розпорядників інформації).

       5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов»язково мають містити: прізвище, ім»я, по батькові                        (найменування – для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної  пошти, а також номер засобу зв»язку, якщо такий є; загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо; підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі. У  разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити головний спеціаліст юрисконсульт апарату райдержадміністрації.

      6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пункті 5 цього Порядку, відповідно до Закону України «Про доступ до  публічної інформації» є підставою для відмови в задоволенні запиту, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним Законом термін.

     7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит  шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати у головного спеціаліста юрисконсульта апарату райдержадміністрації та на офіційному веб-сайті райдержадміністрації.

       8. У разі надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання.

Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації

       9. Запити щодо надання публічної інформації приймаються  райдержадміністрацією у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 09.00 до 18.15, у п»ятницю -  09.00 до 17.00). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій  чи  усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому находиться райдержадміністрація, не приймаються протягом обідньої перерви (з 13.00 до 14.00).

       10. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, отримані за допомогою електронної пошти, телефоном та факсом, подані в усній формі, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи реєструються головним спеціалістом юрисконсультом апарату райдержадміністрації.

       11. Запити на отримання публічної інформації, подані в усній формі та  телефоном (який оприлюднюється райдержадміністрацією у встановленому порядку), які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, оформляються головним спеціалістом юрисконсультом апарату райдержадміністрації  за формою запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пункті 5 цього Порядку, дати та часу прийняття запиту.

       12. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв»язку, оформляються і реєструються як запити, що надійшли поштою.

       13. У разі якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії приймання та реєстрації  головний спеціаліст юрисконсульт апарату райдержадміністрації проводить  ідентифікацію документа, про що невідкладно проставляється  відповідна відмітка: «Підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», «Не підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації».

Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації

       14. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пункті 5 цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пункту 5 цього Порядку не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.

       15. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до райдержадміністрації фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження до райдержадміністрації наступного робочого дня за фактичним днем надходження.

       16. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, здійснюються  в електронній системі документообігу. На кожний  окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній системі, в якій, крім даних, зазначених у пункті 5 цього Порядку, обов»язково фіксується час реєстрації

        17. При реєстрації в електронній системі документообігу запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:

        статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;

        територією знаходження запитувача: села району, інші райони області, інші області тощо;

        тематикою запиту;

         способом отримання запиту: письмово, електронною поштою, телефоном, факсом, подано особисто.

        18. На прохання запитувача, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку райдержадміністрації, начальник загального відділу  апарату райдержадміністрації  проставляє реєстраційний номер на другому примірнику запиту, який запитувач залишає собі, або на ксерокопії.

        19. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються  в головного спеціаліста юрисконсульта апарату райдержадміністрації.

Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації

       20. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які  адресовані керівництву райдержадміністрації  або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, внесення пропозицій для вчинення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює начальник загального відділу апарату райдержадміністрації, та передає першому заступнику голови райдержадміністрації , керівнику апарату райдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень.

       21. Після розгляду запити з відповідною резолюцією передаються до структурних підрозділів райдержадміністрації та її апарату (далі – структурні підрозділи, які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд структурним підрозділам негайно після накладення резолюції.

       22. Структурні підрозділи райдержадміністрації  розглядають запит та готують проект відповіді за підписом першого заступника голови райдержадміністрації, керівника апарату відповідно до розподілу функціональних повноважень.

       23.  Проекти відповідей подаються на підпис у двох примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).

       24.Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати чотирьох робочих днів з дня реєстрації.

       25.У разі якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів, відповідальними за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений у резолюції першим (на нього покладається узагальнення інформації).

       26. Проект відповіді запитувачу, завізований керівником  структурного підрозділу, який готував проект (у разі коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують всі керівники), подається на підпис першому заступнику голови райдержадміністрації, керівнику апарату райдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень.

       27. При наданні відповіді на запит електронною поштою, лист після його підписання та копії відповідних документів, що додаються до нього, скануються і надсилаються запитувачу головним спеціалістом юрисконсультом апарату райдержадміністрації.

      28. У разі коли запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін його розгляду може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів.

       29. У разі продовження терміну розгляду запиту відповідний структурний підрозділ, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект  листа на адресу запитувача про продовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин продовження та у відповідності із пунктом 27 цього Порядку.

       30. Керівники відповідних структурних підрозділів несуть персональну  відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених структурним підрозділом проектів відповідей.

       31. Після підписання у першого заступника голови райдержадміністрації, керівника апарату райдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень та реєстрації відповідь на запит із додатками передається головному спеціалісту юрисконсульту апарату райдержадміністрації для невідкладного надсилання запитувачу.

Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів

щодо надання публічної інформації

       32. Відповідальними за дотримання термінів розгляду запитів та підготовки відповідей є структурні підрозділи, а також особи, визначені в резолюції керівництва райдержадміністрації, та безпосередні виконавці.

       33. У разі порушення структурними підрозділами термінів підготовки проекту відповіді запитувачу головний спеціаліст юрисконсульт апарату райдержадміністрації протягом одного робочого дня інформують про цей факт голову райдержадміністрації для вжиття відповідних заходів.

Керівник апарату

райдержадміністрації                                                                              Н.Савич

                                                                                   ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                               Розпорядження голови

                                                                                              Демидівської районної

                                                                                               державної адміністрації

                                                                                     13.01.2013  №13

ФОРМА ЗАПИТУ НА ІНФОРМАЦІЮ

Розпорядник:   Демидівська районна державна адміністрація

                                  (смт.Демидівка , вул.17 Вересня, 3)

Запитувач:  ___________________________________________________________________                

                        (прізвище, ім'я, по батькові - для фізичних осіб,  найменування організації,

_____________________________________________________________________________

                          прізвище, ім’я, по батькові представника організації – для юридичних

_____________________________________________________________________________

                          осіб та об’єднань громадян, що не мають статусу юридичної особи,

_____________________________________________________________________________                   

                          поштова адреса або електронна адреса, контактний  телефон)

                                                    ЗАПИТ НА ІНФОРМАЦІЮ

Прошу відповідно до Закону України «Про доступ  до  публічної інформації» надати

_____________________________________________________________________________

                    (загальний опис інформації або вид, назва, реквізити чи зміст документа)

Запитувану інформацію прошу надати у визначений законом строк (необхідне зазначити):

на поштову адресу    ___________________________________________________________

                         (поштовий індекс, область, район, населений пункт, вулиця,

_____________________________________________________________________________

                         будинок, корпус, квартира)

на електронну адресу __________________________________________________________

телефаксом           ______________________________________________________________

за телефоном         ______________________________________________________________

_______    ____________

 (дата)       (підпис)

Керівник апарату

райдержадміністрації                                                                              Н.Савич

                                           Додаток

до форми запиту на інформацію

Інструкція

щодо процедури подання запиту на інформацію та її отримання

Закон України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон) визначає порядок здійснення та забезпечення права кожного на доступ до інформації, що знаходиться у  володінні суб'єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом, та інформації, що становить суспільний інтерес.

            Публічна  інформація - це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких  носіях  інформація,  що була отримана або створена в  процесі  виконання  суб'єктами владних повноважень своїх обов'язків,  передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб'єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом.

            Публічна   інформація   є   відкритою, крім  випадків, встановлених Законом.

            Метою Закону є  забезпечення прозорості та відкритості суб'єктів владних повноважень і  створення  механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації.

            Цей  Закон  не  поширюється  на  відносини  щодо отримання інформації суб'єктами  владних  повноважень  при  здійсненні  ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян, які регулюються спеціальним законом.

            Запит на  інформацію - це прохання особи до розпорядника інформації надати  публічну  інформацію,  що  знаходиться  у  його володінні.

            Запит  на  інформацію може бути індивідуальним   або колективним.  Запити можуть подаватися в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном,  електронною поштою) за вибором запитувача.

            Письмовий запит подається в довільній формі.

            Запит на інформацію має містити:

            1) ім'я (найменування) запитувача,  поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є; 2) загальний опис інформації або  вид,  назву,  реквізити  чи зміст  документа,  щодо  якого зроблено запит,  якщо запитувачу це відомо; 3) підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

            З  метою  спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа  може  подавати  запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в розпорядника інформації та на офіційному  веб-сайті  відповідного розпорядника.

            У разі якщо  з  поважних  причин  (інвалідність,  обмежені фізичні  можливості  тощо)  особа  не може подати письмовий запит, його  має  оформити  відповідальна особа з  питань запитів на інформацію,  обов'язково зазначивши в запиті своє ім'я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.

            Розпорядник інформації має надати відповідь  на  запит  на інформацію не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

            У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної  для  захисту  життя  чи  свободи  особи,  щодо   стану довкілля,  якості  харчових продуктів і предметів побуту,  аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що  сталися  або  можуть  статись  і  загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше  48  годин  з  дня  отримання запиту.

            Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим.

            У разі  якщо  запит  стосується  надання  великого  обсягу інформації  або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних,  розпорядник  інформації  може  продовжити  строк  розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача  в письмовій  формі  не пізніше  п'яти  робочих днів з дня отримання запиту.

            Інформація на запит надається безкоштовно.

            У разі якщо задоволення запиту  на  інформацію  передбачає виготовлення  копій  документів  обсягом  більш  як  10  сторінок, запитувач зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк.

            При  наданні  особі інформації про себе та інформації,  що становить суспільний інтерес,  плата  за  копіювання  та  друк  не стягується.

            Розпорядник інформації має право відмовити  в  задоволенні запиту в таких випадках:

            1) розпорядник інформації не володіє і не зобов'язаний відповідно  до  його  компетенції,  передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит; 2) інформація, що запитується,   належить до  категорії інформації з обмеженим  доступом; 3) особа, яка подала запит  на інформацію,  не  оплатила передбачені фактичні витрати,  пов'язані з копіюванням або друком; 4) не  дотримано вимог до запиту на інформацію,  передбачених частиною п'ятою статті 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

            Розпорядник інформації, який  не  володіє  запитуваною інформацією,  але якому  за  статусом  або  характером  діяльності відомо або  має  бути  відомо,  хто  нею  володіє, зобов'язаний направити  цей запит належному   розпоряднику з одночасним повідомленням  про  це  запитувача. У  такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання  запиту належним розпорядником.

            У  відмові  в  задоволенні  запиту  на інформацію має бути зазначено:

            1) прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації; 2) дату відмови; 3) мотивовану підставу відмови; 4) порядок оскарження відмови; 5) підпис.

            Відмова в задоволенні запиту на інформацію надається  в письмовій формі.

            Рішення, дії чи  бездіяльність  розпорядників  інформації можуть бути оскаржені до керівника розпорядника, вищого органу або суду.