ІНФОРМАЦІЯ

 про виконання плану розвитку архівної справи

архівним відділом Млинівської райдержадміністрації

за 2020 рік

  Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та з метою створення належних умов для зберігання та використання документів Національного архівного фонду, зміцнення матеріально-технічної бази архівним відділом райдержадміністрації  протягом звітного періоду проведена наступна робота.

Станом на 01.01.2021 року в архівному відділі нараховується 117 фондів, що становить 18813 одиниць зберігання. Дані документи закартоновані у більше ніж 1000 картонажів, які розміщені на  27 металевих стелажах. Крім того, в архівному відділі зберігається виборча документація тимчасового строку зберігання фонду виборів до місцевих рад за 2016 -2017 роки обсягом 25  пакувань, за 2020 рік - 67 пакувань.

За 2020 рік на постійне зберігання архівним відділом  Млинівської райдержадміністрації прийнято документи 7 частин  фондів: Берегівської та Новоукраїнської сільських рад, відділу економічного розвитку і торгівлі Млинівської райдержадміністрації,  управління агропромислового та економічного розвитку, інфраструктури і торгівлі Млинівської райдержадміністрації, фінансового управління, сектору культури та туризму  Млинівської райдержадміністрації та Млинівської районної державної адміністрації,  всього 669 одиниць зберігання.  Всі справи, що надійшли впорядковано та закартоновано, описи схвалено та погоджено експертно-перевірною комісією Державного архіву Рівненської області.

Архівним відділом всього за звітний період впорядковано документи 7 частин фондів: в тому числі: 749 од.зб. постійного зберігання, 262 од.зб. з кадрових питань (особового складу), з них на договірних засадах – 345 справ постійного зберігання та 84 справи з кадрових питань (особового складу); власними силами Млинівського районного суду упорядковано 586 справ постійного зберігання, 3141 справу тривалого зберігання та 52 справи з кадрових питань (особового складу).

До книги надходжень документів до архівного відділу внесено 7 записів.

За 2020 рік підготовлено та проведено 12 засідань експертної комісії архівного відділу, на яких розглянуто та схвалено 60 питань з розгляду проектів описів справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу), Актів про вилучення до знищення документів, не внесених до НАФ, довідок про нестачу документів, номенклатур справ, індивідуальних інструкцій з діловодства та положень про експертну комісію та архівний підрозділ установ:

           - схвалено 5 номенклатур справ: 1 списку № 1- Млинівської районної державної адміністрації, 4 - списку № 3 - комунального некомерційного підприємства «Млинівський центр первинної медико-санітарної допомоги» Млинівської селищної ради; Млинівського міжшкільного навчально –виробничого комбінату, Берегівської гімназії Млинівської селищної ради Рівненської області, Підлозцівського ліцею Підлозцівської сільської ради.

- ЕК архівного відділу схвалено 3 інструкції з діловодства:  комунального некомерційного підприємства «Млинівський центр первинної медико-санітарної допомоги» Млинівської селищної ради, Млинівської селищної ради Рівненської області та Млинівської районної державної адміністрації;

- схвалено 2 положення про ЕК Млинівського міжшкільного навчально –виробничого комбінату Млинівської селищної ради Рівненської області, апарату Млинівської районної державної адміністрації та 1 положення про архівний підрозділ Млинівського міжшкільного навчально –виробничого комбінату Млинівської селищної ради Рівненської області.

          Проведено 3 комплексних перевірки роботи з питань організації  діловодства  та  архівної  справи: фінансового відділу Млинівської районної державної адміністрації   (18.03.2020), Млинівську районну державну адміністрацію (30.04.2020) та сектору освіти, культури, молоді та спорту райдержадміністрації (02.10.2020).

В 2020 році відповідно до плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2020-2024 роки  проведено перевіряння наявності та фізичного стану 240 документів 4 фондів: районна комісія по проведенню референдуму (фонд № 305), контрольно-ревізійне управління в Млинівському районі (№ 322), Млинівський районний відділ земельних ресурсів (№ 323), Млинівське районне управління юстиції (№ 324).

Робота архівного відділу зі зверненнями громадян у 2020 році проводилась відповідно до Закону України «Про звернення громадян» та інших нормативно-правових актів із звернень громадян.   25 березня 2020 року на «Дні контролю» при керівнику апарату райдержадміністрації начальник архівного відділу звітувала про роботу із зверненнями громадян в архівному відділі Млинівської райдержадміністрації відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109».

20 лютого 2020 року на колегії райдержадміністрації начальник відділу доповідала з розгляду питання  «Звіт начальника архівного відділу райдержадміністрації про виконання плану розвитку архівної справи в районі у 2019 році та завдання на 2020 рік», за наслідками розгляду прийнято відповідне доручення голови райдержадміністрації від 24.02.2020 № 2-08/625.

         Всього за 2020 рік надійшло 713 запитів в тому числі, на особистий прийом звернулося 691 чол. та 22 запити від юридичних осіб. На них видано 713  відповідних архівних  довідок з позитивним результатом, в тому числі – 28 тематичних довідок, 669– майнових та 16 – соціально-правового характеру. Всі звернення розглянуті у передбачені законодавством терміни.   Йде тенденція до збільшення звернень громадян, в зв’язку з тим, що більше громадян бажають приватизувати свої земельні ділянки та відсудити земельну частку (пай), яку з певних причин їм було не надано у відповідний період.

            Протягом звітного періоду переважна  більшість майнових запитів стосувалась питань видачі довідок щодо надання та передачу  у приватну власність земельних ділянок громадян,  однак, у зв’язку з запровадженням карантину, з 16.03.2020 року прийом громадян було призупинено, в подальшому із пом’якшенням карантину видавались довідки по попередньому  замовленню, а згодом і по особистому зверненню громадян. Звернення будуть надходити і в наступному році, так як громадяни оформляють спадщини після померлих родичів, бажають приватизувати їх земельні ділянки та свої.

За звітний період скарг щодо виконання звернень до архівного відділу  не надходило. Звернень від героїв, інвалідів та ветеранів Великої Вітчизняної війни – не надходило.

З метою поліпшення умов зберігання документів, оптимального їх розміщення в  архівосховищах, (так як ступінь заповнення стелажного обладнання станом на 01.01.2020 досяг 100%)  архівним відділом за рахунок спецкоштів придбано 2 металевих стелажі та  12 стелажних полиць та переобладнано діючі стелажі з добавлянням додаткової полиці зверху, відповідно і протяжність стелажного обладнання (стелажних полиць) збільшено на 48 погонних метри. Відповідно, загальна протяжність стелажного обладнання становить 431 погонний метр, ступінь заповнення стелажного обладнання станом на 01.01.2021 – 98 %.

На офіційному сайті райдержадміністрації в розділі «архівний відділ» оприлюднено перелік установ, документи яких   постійно зберігаються   в  архівному відділі  Млинівської  районної державної адміністрації станом на 01.01.2021 року, звіти про виконання плану розвитку архівної справи, розпорядок роботи архівного відділу Млинівської райдержадміністрації, графіки прийому громадян в архівному відділі, Державному архіві Рівненської області, зразки заяв, тощо.

На інформаційному стенді архівного відділу райдержадміністрації   «До відома громадян» оприлюднено графіки прийому громадян в архівному відділі, райдержадміністрації, облдержадміністрації, районній раді, обласній раді, витяги із Закону України «Про звернення громадян». Постійно поновлюються інформації на стендах та методичних куточках відділу (зокрема, положення про архівний відділ, щомісячні плани роботи та звіти про їх виконання, перелік установ, документи яких   постійно зберігаються   в  архівному відділі  Млинівської  районної державної адміністрації станом на 01.01.2021 року, Типові положення про архівний підрозділ установи та про експертну комісію, зміни до Закону України «Про Національний архівний фонд», тощо).

            На одному із інформаційних стендів архівного відділу створено постійно діючий куточок пам’яті загиблих  воїнів АТО, уродженців  Млинівського району (автобіографії та фото наших героїв). За час проведення АТО загинуло 6 бійців з Млинівського району.

            Наявний План евакуації з архівного відділу райдержадміністрації, який погоджено з Млинівським РВ УДІТБ в Рівненській області та затверджено інструкцію про заходи пожежної безпеки у приміщеннях архівного відділу.

З метою покращення роботи із охорони праці та стану протипожежної безпеки 08 січня 2020 року  затверджено план заходів з покращення охорони праці та стану протипожежної безпеки в архівному відділі райдержадміністрації на 2020 рік”.

        У 2020 році начальник відділу пройшла функціональне навчання та перевірку  знань у сфері цивільного захисту при навчально-методичному центрі цивільного захисту та безпеки життєдіяльності Рівненської області.     

       Щомісяця проводиться  перевірка та прибирання приміщень відділу з метою дотримання пожежної безпеки та санітарного стану. Електрообладнання та електроприлади знаходяться в задовільному стані.

Наявна пожежна сигналізація не функціонує через багаторічний простій та є морально застаріла. Архівний відділ планував встановити пожежно-охоронну   сигналізацію при наявності спецкоштів  відділу.

           Два архівосховища архівного відділу Млинівської райдержадміністрації обладнані чотирма вогнегасниками ОУ-2.

            Судові позови не пред’являлися до архівного відділу та архівний відділ не пред’являв судових позовів до фізичних та юридичних осіб.

            Осіб, притягнутих до адміністративної відповідальності за порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, немає.

Начальник архівного відділу

Млинівської райдержадміністрації                                                                  Валентина ЕРСІМІКОВА