УКРАЇНА

МЛИНІВСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА  АДМІНІСТРАЦІЯ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

голови районної державної адміністрації

23 березня 2012 року                                                                                                                                    № 93

Про Інструкцію з діловодства

в апараті Млинівської

районної державної адміністрації

                На виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації від 28 лютого 2012 року № 88 “Про Інструкцію з діловодства в апараті Рівненської обласної державної адміністрації”, постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, відповідно до Закону України “Про місцеві державні адміністрації”, та з метою оптимізації ведення діловодства в апараті райдержадміністрації:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в апараті Млинівської районної державної адміністрації (далі – Інструкція), що додається.

2. Першому заступнику, заступникам голови районної державної адміністрації, керівникам структурних підрозділів апарату райдержадміністрації забезпечити дотримання встановленого порядку роботи з документами.

3. Структурним підрозділам райдержадміністрації розробити і затвердити за погодженням з архівним відділом райдержадміністрації відповідно власні інструкції з діловодства.

4. Загальному відділу апарату райдержадміністрації, архівному відділу райдержадміністрації здійснювати контроль за дотриманням вимог інструкцій з діловодства в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації.

5. Визнати такими, що втратили чинність, розпорядження голови райдержадміністрації:

від 15 серпня 2008 року № 311“Про нову редакцію Інструкції з діловодства в апараті районної державної адміністрації”;

від 19 лютого 2010 року № 50 “Про внесення змін до Інструкції з діловодства в апараті районної державної адміністрації”;

від 28 лютого 2011 року № 61 “Про внесення змін до Інструкції з діловодства в апараті районної державної адміністрації”.

                6. Контроль за виконанням розпорядження покласти на заступника голови райдержадміністрації Радчук В.В.

Голова адміністрації                                                                Г.Худик

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови Млинівської

районної державної адміністрації

23.03.2012 № 93

І Н С Т Р У К Ц І Я

з діловодства в апараті

Млинівської районної державної адміністрації

І. Загальні положення

1. Інструкція з діловодства в апараті Млинівської районної державної адміністрації встановлює вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в апараті Млинівської районної державної адміністрації (далі – апарат) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

3. Структурні підрозділи райдержадміністрації організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства, що розробляються на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, типових інструкцій з діловодства, розроблених центральними органами виконавчої влади для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери їх управління, цієї Інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі –регламенти та національні стандарти).

Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в апараті повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

4. Відповідальність за організацію діловодства в апараті несе заступник голови райдержадміністрації, до посадових обов’язків якого відноситься керівництво апаратом райдержадміністрації. Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах райдержадміністрації несуть їх керівники.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, центральних органів виконавчої влади, документах облдержадміністрації (далі – акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають перший заступник, заступники голови районної державної адміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах райдержадміністрації та її апарату відповідають їх керівники.

5. Організація діловодства в апараті покладається на загальний відділ апарату.

6. Основним завданням загального відділу апарату є встановлення в апараті єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами у структурних підрозділах апарату. Загальний відділ апарату відповідно до покладених на нього завдань:

розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ апарату райдержадміністрації;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного відділу райдержадміністрації;

забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами райдержадміністрації та її апарату вимог інструкції з діловодства, регламентів та національних стандартів;

вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації;

проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах райдержадміністрації;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в апараті;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в апараті;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду установи та користування ним;

засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом районної державної адміністрації.

ІІ. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги до створення документів

7. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

8. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями про апарат Млинівської районної державної адміністрації, структурні підрозділи апарату і посадовими інструкціями.

9. В апараті визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про його діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

10. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, наказ, доручення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом райдержадміністрації, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

11. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання апаратом покладених на нього завдань і функцій.

12. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі – ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”(далі –                  ДСТУ 4163-2003).

13. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

14. Апарат здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

15. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

16. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату                     А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 – ліве;

10 – праве;

20 – верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

17. В апараті використовують такі бланки документів:

бланк для листів (додаток 2);

бланки організаційно-розпорядчих документів (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додатки 3, 4).

18. В апараті бланки виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки.

19. Порядкові номери на бланках для розпоряджень та листів проставляються нумератором на лівому полі зворотнього боку бланка.

Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються заступником голови райдержадміністрації, про що видається відповідний наказ по апарату.

20. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

Оформлення реквізитів документів

21. Підготовка організаційно-розпорядчих документів в апараті здійснюється з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Зображення Державного Герба України

22. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого             1992 року N 2137-XII “Про Державний герб України”.

Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина –12 міліметрів.

Коди

23. Код апарату проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".

Найменування установи

24. Найменування установи – автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування установи вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування  розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.

Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення – повністю.             На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.

Найменування структурного підрозділу райдержадміністрації зазначається тоді, коли він є автором документа, і розміщується нижче найменування райдержадміністрації.

Довідкові дані про установу

25. Довідкові дані про Млинівську районну державну адміністрацію містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

26. Назва виду документа зазначається друкованим чи машинописним способом:

доручення – на бланку для листів (додаток 2);

розпорядження, наказ – на бланках організаційно-розпорядчих документів (додатки 3, 4).

Дата документа

27. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

28. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року, індексу за номенклатурою справ, поточного року, наприклад: 845/02-15/12, де 845 – порядковий номер, 02-15 – індекс справи за номенклатурою, 12 – дві останні цифри поточного року.

Реєстраційний індекс вихідних документів складається з індексу за номенклатурою справ, порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року, поточного року.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу додається відмітка, яка складається з літер:

вх. – для вхідних документів та вих. – для вихідних документів;

ДСК – для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 – для спільних розпорядчих документів                                      або 270/02-19/12/135/01-10 – для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

Посилання на реєстраційний індекс і дату

29. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується у спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складення або видання

                30. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Гриф обмеження доступу

31. Гриф обмеження доступу до документа (“Для службового користування”, “Таємно”, “Цілком таємно”, “Особливої важливості”) оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту “Адресат” або “Гриф затвердження”.

Адресат

32. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

                                                                                                              Національне агентство з питань

                                                                                                              державної служби

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада                       і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

                                                                                                              Державна архівна служба

                                                                                                              Фінансово-економічне управління

                                                                                                              Начальнику управління

                                                                                                              прізвище, ініціали (ініціал імені)

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

                                                                                               Голові Державної митної служби

                                                                                                              прізвище, ініціали (ініціал імені)

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

                                                                                                              Сільським головам

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться.             У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від               5 березня 2009 року № 270. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

                                                                                                              Міністерство юстиції

                                                                                                              вул. Городецького, буд. 13,

                                                                                                              м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

                                                                                                              Гончарук Олександр Сергійович

                                                                                                              вул. Сурікова, буд. 3а, кв. 1,

                                                                                                              м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

Гриф затвердження документа

33. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядженням голови райдержадміністрації.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 5).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження  складається із слова  “ЗАТВЕРДЖУЮ”,  найменування   посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

                                                                                                                             ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                                                                              Голова Млинівської районної

                                                                                                             державної адміністрації

                                                                                                              підпис, ініціали (ініціал імені),

                                                                                                             прізвище

                                                                                                             Дата

У разі коли документ затверджується розпорядженням, наказом гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

                                                                                                                             ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                             Розпорядження голови

                                                                                                             Млинівської районної

                                                                                                             державної адміністрації

                                                                                                             12.03.2012 № 55

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

34. Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресат”паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає  поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

Заголовок до тексту документа

35. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

Відмітка про контроль

36. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери “К” чи слова “Контроль” (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа установі – авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

Текст документа

37. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно  узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин.                     У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

38. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак.  Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.

39. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова “Продовження додатка”.

Відмітки про наявність додатків

40. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

41. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

42. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 33 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: “що додається” або “(додається).”

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

                                                                                                                             Додаток 5

                                                                                                                              до Інструкції

                                                                                                                              (пункт 8)

43. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

                                                                                                                              Додаток

                                                                                                                              до розпорядження голови

                                                                                                                              райдержадміністрації

                                                                                                                              20.04.2011 № 112

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”; “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”.

44. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак “№”перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються заступником голови райдержадміністрації, до посадових обов’язків якого відноситься керівництво апаратом райдержадміністрації, на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

45. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

                                         Додатки:              1. Довідка про виконання плану робіт за I квартал 2010 року на 5 арк. в 1 прим.

                                               2. Графік робіт на I квартал 2011 року на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву від 20.09.2010 № 595/ 04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

46. В райдержадміністрації документи підписуються лише головою райдержадміністрації або його заступниками відповідно до розподілу функціональних повноважень.

47. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – якщо документ надрукований не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:

Голова Млинівської

районної державної

адміністрації                     підпис              ініціали (ініціал імені), прізвище

або

Голова адміністрації            підпис                ініціали (ініціал імені), прізвище                             

48. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня голова райдержадміністрації підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі апарату, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

49. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Заступник голови 

райдержадміністрації            підпис      ініціали (ініціал імені), прізвище

Начальник фінансово-

господарського відділу

апарату адміністрації            підпис                ініціали (ініціал імені), прізвище

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Голова Млинівської                                                       Голова Млинівської районної ради

районної державної адміністрації                                                            

підпис, ініціали (ініціал імені),                      підпис, ініціали (ініціал імені),
прізвище                                                                                             прізвище

відбиток гербової печатки                           відбиток гербової печатки

50. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії                    підпис                   ініціали (ініціал імені), прізвище

Секретар комісії                               підпис                   ініціали (ініціал імені), прізвище

51. У разі відсутності голови райдержадміністрації, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якого зазначено на проекті документа, його підписує заступник, який виконує його обов’язки. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади голови адміністрації слів “Виконуючий обов’язки” або “В. о.” здійснюється у разі заміщення голови райдержадміністрації за розпорядженням.

52. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

53. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Візи та гриф погодження

54. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

55. Погодження може здійснюватись як в апараті посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за його межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

56. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

57. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в апараті.

58. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Завідуючий юридичним сектором

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.

59. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

Порядок візування окремих видів документів зазначається в регламенті Млинівської районної державної адміністрації.

60. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

61. Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

62. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Голова Млинівської

районної державної адміністрації

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

експертно-перевірної комісії

Державного архіву

Рівненської області

Дата               №

63. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

64. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається “Аркуш погодження”, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади         підпис                 ініціали (ініціал імені), прізвище               

Дата

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

65. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

                з громадськими організаціями;

                з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

                з установами вищого рівня.

Відбиток печатки

66. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається апаратом на підставі нормативно-правових актів та переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 6).

67. Відбиток печатки “Загальний відділ”проставляється на копіях документів, що надсилаються в інші установи,та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.

68. Наказом по апарату райдержадміністрації визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відмітка про засвідчення копій документів

69. Апарат може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому  цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу голови райдержадміністрації, першого заступника, заступників голови райдержадміністрації.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з апаратом, а також під час формування особових справ працівників апарат може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка “Копія”проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

70. Напис про засвідчення документа складається із слів “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”, наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник загального відділу

апарату держадміністрації                  підпис                            ініціали (ініціал імені),

                                                                                                                                             прізвище

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою загального відділу апарату.

71. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах апарату, текст бланків не відтворюється, а зазначаються: дата підписання документа та його реєстраційний індекс, підпис та посада особи, яка підписала документ.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах апарату, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання

 документа, наявність його в електронній

 формі та надходження до апарату

72. Прізвище, ім’я, по батькові працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко Олена Іванівна

26 23 29

У разі потреби зазначаються шифр друкарки (складається з перших літер імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дата друкування, наприклад:

Петренко Олена Іванівна

26 23 29

ДН 3 16.03.2011

73. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова “До справи”, номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи № 01-04                                         До справи № 05-19 

Лист-відповідь від 17.01.2012                       Питання вирішено позитивно під час

№ вих.415/01-04/12                                    телефонної розмови   04.02.2012

посада, підпис, ініціали (ініціал                 посада, підпис, ініціали (ініціал

імені), прізвище                                          імені), прізвище

18.01.2012                                                                 05.02.2012

74. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім’я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці  у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: с:/viddil/proekt/2012/instr_1.doc

75. Відмітка про надходження документа в апараті наноситься за допомогою штампа на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є найменування установи – одержувача документа, реєстраційний індекс, дата надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 141 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

Запис про державну реєстрацію

76. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів у відповідних органах юстиції в установленому законодавством порядку.

На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце                                          (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

Складення деяких видів документів

Розпорядження

77. Розпорядження видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження видаються з основних питань діяльності, з кадрових питань.

78. Проекти розпоряджень з основних питань діяльності готуються і подаються структурними підрозділами райдержадміністрації та її апарату, а також територіальними органами центральних органів виконавчої влади за дорученням голови райдержадміністрації чи за власною ініціативою.

Проекти розпоряджень з кадрових питань (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, а також про відрядження тощо) готує відділ організаційно-кадрової роботи апарату на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів райдержадміністрації та її апарату, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

79. Порядок внесення та розгляду проектів розпоряджень голови райдержадміністрації визначається регламентом Млинівської районної державної адміністрації.

80. Якщо в процесі погодження до проекту розпорядження вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

81. Розпорядження підписуються головою районної державної адміністрації, а у разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його обов’язки.

Після підписання розпорядження зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового розпорядження про внесення змін.

82. Розпорядження оформляється на бланку розпорядження. Зміст розпорядження коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження...”, “Про введення...”, “Про створення...”) або іменника (“Про підсумки...”, “Про заходи...”).

83. Текст розпорядження з питань основної діяльності райдержадміністрації та з кадрових питань складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина може починатися із слів                    “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. В кінці констатуючої частини ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: “керівникам структурних підрозділів”.

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: “прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо.

84. Якщо розпорядженням відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: “Визнати таким, що втратило чинність,...”.

Зміни, що вносяться до розпорядження, оформляються окремим розпорядженням, яке повинне мати такий заголовок: “Про внесення змін до розпорядження…” із зазначенням дати, номера, заголовка розпорядження, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина розпорядження починається з такого пункту:

“1. Внести зміни до розпорядження”.

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

“1) пункт 2 викласти в такій редакції:…”;

“2) пункт 3 виключити”;

“3) абзац другий пункту 4 доповнити словами…”.

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядження зазначається:

“1. Внести зміни до... , що додаються.”.

85. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням розпорядження.

86. До розпоряджень не може включатися пункт “Розпорядження довести до відома...”. Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться розпорядження, зазначаються у списку розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до загального відділу апарату після підписання такого документа.

87. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних розпорядженнях міститься інформація про одного працівника, у зведених – про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

88. Зміст індивідуального розпорядження з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення... “, “Про прийняття...”. У зведених розпорядженнях може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: “Про кадрові питання”, “Про особовий склад”.

89. У тексті розпоряджень з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

90. Розпорядча частина розпорядження починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: “ПРИЙНЯТИ”, “ПРИЗНАЧИТИ”, “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ВІДРЯДИТИ”, “НАДАТИ”, “ОГОЛОСИТИ” тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядження, і малими – ім’я, по батькові працівника та текст розпорядження. У зведених розпорядженнях прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

91. У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

92. У зведених розпорядженнях з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

93. У кожному пункті розпорядження з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

94. Під час ознайомлення з розпорядженням згаданими у ньому особами на першому примірнику розпорядження чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

95. Спільне розпорядження установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких розпоряджень не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа – посередині. Дата спільного розпорядження повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа – складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання розпорядження керівниками установ. Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних розпоряджень повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

96. Порядок підготовки розпоряджень нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в Млинівському районному управлінні юстиції, визначається законодавством.

97. Розпорядження нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; розпорядження з основної діяльності, з кадрових питань та з питань відряджень мають окрему порядкову нумерацію. При цьому розпорядження з кадрових питань позначаються літерою “к”, з питань відряджень – “в”.

98. Копії розпоряджень засвідчуються печаткою “Загальний                 відділ”і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.

                                                                              Протоколи

99. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в апараті рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

100. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

101. Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату                    А4 (210 х 297 міліметрів).

102. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній дні засідання.

103. Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, комісій, рад тощо. У реквізиті “місце засідання”зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

104. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (колегія, комісія, рада, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

105. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

106. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих на  засіданні питань, що розміщені у порядку їх розгляду із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формулювання питань порядку денного починається з прийменника “Про”.

107. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

108. Після слова “СЛУХАЛИ”зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.

109. Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

110. Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

111. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами  (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит “Відмітка про наявність додатків”наприкінці тексту протоколу не зазначається.

112. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

113. Деякі протоколи засідань (експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

114. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою загального відділу і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар. 

Службові листи

115. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

116. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

117. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у загальному відділі апарату.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання “про що?”.

118. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

119. Як правило, у листі порушується одне питання. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити...”“роз’яснюємо, що...” або від третьої особи однини – “райдержадміністрація інформує...”, “управління вважає за доцільне”.

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини – “прошу...”, “пропоную...”.

Службові листи підписуються відповідно до пункту 46 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

120. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу апарату, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) – керівники заінтересованих структурних підрозділів райдержадміністрації, а також заступник голови райдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень (якщо лист повинен підписувати голова райдержадміністрації).

Документи до засідань колегіальних органів

121. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії районної державної адміністрації проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положенням про колегію районної державної адміністрації.

122. Засідання колегії райдержадміністрації проводяться щомісяця та у разі потреби.

Затверджений план розгляду питань на засіданнях колегії районної державної адміністрації на відповідний рік доводиться до відома членів колегії райдержадміністрації і керівників окремих структурних підрозділів апарату райдержадміністрації. Додаткові питання до плану засідань колегії райдержадміністрації можуть бути включені за рішенням її голови на підставі службової записки першого заступника, заступників голови райдержадміністрації.

Відділ організаційно-кадрової роботи апарату готує план підготовки проведення засідання колегії райдержадміністрації у відповідному місяці, у якому зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу, установи, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.         

Керівники структурних підрозділів райдержадміністрації та її апарату, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади завчасно подають для включення до плану роботи колегії райдержадміністрації перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.

123. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії райдержадміністрації, повинні подаватися не пізніше ніж за п’ять днів до її засідання, а у разі проведення позачергового засідання – не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

інформацію з обговорюваного питання з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій; 

проект розпорядження (доручення) голови райдержадміністрації, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів райдержадміністрації та її апарату та інших установ;

список осіб, які запрошуються на колегію, із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові (в алфавітному порядку), місця роботи і займаних посад;

список осіб, які виступатимуть, із зазначенням відведеного часу на доповідь, співдоповідь, інформування;

інші документи, необхідні для розгляду питань (об’єктивки на осіб, що звітують, таблиці, діаграми тощо).

124. Протоколи засідань колегії райдержадміністрації і документи до них зберігаються у загальному відділі апарату.

125. У разі проведення закритого засідання колегії райдержадміністрації (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

126. Відділ організаційно-кадрової роботи апарату здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд колегії райдержадміністрації та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

Підготовка документів до засідань інших колегіальних органів здійснюється відповідно до положень про ці органи.

127. Протокол кожного засідання колегії райдержадміністрації складається відділом організаційно-кадрової роботи апарату з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 99 – 114 цієї Інструкції.

128. Рішення колегії райдержадміністрації реалізуються шляхом видання розпоряджень, доручень голови райдержадміністрації. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою загального відділу апарату райдержадміністрації.

Документи про службові відрядження

129. Службові відрядження працівників апарату передбачаються у планах роботи структурних підрозділів апарату в межах кошторисних призначень на відповідний рік.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи, керівником структурного підрозділу апарату, в якому працює працівник, готується службова записка на ім’я заступника голови райдержадміністрації, до посадових обов’язків якого відноситься керівництвом апаратом, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Службова записка разом з проектом наказу про відрядження передається заступнику голови райдержадміністрації, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження. Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 7).

130. Після повернення з відрядження працівник готує та подає у триденний строк письмовий звіт про результати виконання завдання та звіт про використання коштів.

Керівник структурного підрозділу апарату підтверджує виконання завдання і візує звіт, після чого його затверджує заступник голови райдержадміністрації.

ІІІ. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

131. Документообіг апарату райдержадміністрації – це проходження документів в апараті з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в апараті на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

132. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в апараті найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування в апараті структурних підрозділів і робочих місць.

133. Порядок документообігу в апараті регламентується цією Інструкцією, регламентом Млинівської районної державної адміністрації, положеннями про структурні підрозділи апарату, посадовими інструкціями працівників апарату.

134. Особливості організації електронного документообігу визначаються з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в апараті та регламентуються порядком, що розробляється загальним відділом.

135. Організація документообігу забезпечує сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

Облік обсягу документообігу

136. Обсяг документообігу апарату – це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

137. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані загальним відділом апарату, підраховуються окремо на основі прийнятої в апараті системи обліку документів.

Облік документів в апараті здійснюється в цілому за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються загальним відділом апарату і подаються керівництву райдержадміністрації для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

138. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 8).

Приймання та первинне опрацювання документів

139. Доставка документів в райдержадміністрацію здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку і електрозв’язку.

Поштою доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Каналами електрозв’язку доставляються: телеграми, факсограми, телефонограми, документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

140. Усі документи, що надходять до райдержадміністрації, приймаються централізовано у загальному відділі апарату. Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново”фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником.

141. У загальному відділі апарату розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

142. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший – зберігається у загальному відділі апарату.

143. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

144. Факт і дата надходження документа до райдержадміністрації обов’язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 75 цієї Інструкції.

145. Електронні носії інформації обов’язково передаються до райдержадміністрації із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

146. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов’язково інформують відправника.

Попередній розгляд документів

147. Документи, адресовані керівництву райдержадміністрації, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду у загальному відділі апарату.

148. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду головою райдержадміністрації, його заступниками або структурними підрозділами апарату.

Обов’язковому розгляду головою райдержадміністрації підлягають акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також  найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності райдержадміністрації і потребують вирішення безпосередньо головою райдержадміністрації.

Інші документи передаються першому заступнику, заступникам голови, райдержадміністрації або структурним підрозділам райдержадміністрації та її апарату (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.

149. Попередній розгляд документів здійснюється у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

150. Під час попереднього розгляду документів необхідно керуватися регламентом Млинівської районної державної адміністрації та положеннями про апарат Млинівської районної державної адміністрації, її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

151. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації загальним відділом апарату (додаток 9), а також таких, що передаються структурним підрозділам райдержадміністрації та її апарату.

Реєстрація документів

152. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

153. Реєстрація актів органів державної влади, доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд голови райдержадміністрації та його заступників, розпорядчих документів, листів за підписом голови райдержадміністрації та його заступників проводиться централізовано загальним відділом апарату.

Реєстрація розпоряджень голови райдержадміністрації з основних питань діяльності, з кадрових питань проводиться у загальному відділі апарату. Реєстрація розпоряджень голови райдержадміністрації з питань відряджень та наказів по апарату райдержадміністрації з  основних питань діяльності, з кадрових питань проводиться відділом організаційно-кадрової роботи апарату.

Реєстрації підлягають також документи, створені в апараті (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

154. Документи  реєструються  лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

155. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до апарату;

розпорядження голови райдержадміністрації з основних питань діяльності райдержадміністрації;

розпорядження голови райдержадміністрації з кадрових питань;

розпорядження голови райдержадміністрації з  питань відряджень;

накази по апарату з основних питань діяльності;

накази по апарату з кадрових питань;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

156. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів.

157. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

158. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту 152 цієї Інструкції.

159. Під час реєстрації документу надається умовне позначення – реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 28 цієї Інструкції.

160. В апараті застосовуються журнальна та автоматизована форми реєстрації документів.

161.  Реєстрація документів в апараті райдержадміністрації здійснюється в системі електронного документообігу "Мегаполіс. Документообіг", де формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, за допомогою якого працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

162. В автоматизованій формі реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка (додаток 10) із зазначенням обов’язкових реквізитів (додаток 11).

Перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами.

Організація передачі документів та їх виконання

163. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів загальний відділ апарату розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву, структурним підрозділам райдержадміністрації та апарату.

164. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва райдержадміністрації в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Відразу після реєстрації голові райдержадміністрації у теці з  грифом “Невідкладно” передаються акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб,  запити,  звернення,   а    також кореспонденція Верховної Ради

України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.

165. Документи, розглянуті головою райдержадміністрації, заступниками голови райдержадміністрації, повертаються з відповідною резолюцією загальному відділу апарату, який здійснює передачу документів на виконання.

166. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

167. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

168. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через загальний відділ апарату, в якому було зареєстровано документ. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це сектору контролю апарату.

169. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство у структурному підрозділі.

170. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде загальний відділ апарату.

171. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

172. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання  (затвердження) голові райдержадміністрації, першому заступнику, заступникам голови райдержадміністрації, а у разі потреби – підготовку для пересилання адресату.

173. Перед поданням проекту документа на підпис голові райдержадміністрації, першому заступнику, заступникам голови райдержадміністрації працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

174. Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

175. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати сектор контролю апарату про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

Організація контролю за виконанням документів

176. Контроль за виконанням документів в апараті здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

177. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю, за переліком документів, затвердженим головою райдержадміністрації.

Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва райдержадміністрації, запити на інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, здійснює перший заступник, заступники голови райдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень.

178. Безпосередній контроль за виконанням документів в апараті покладається на сектор контролю апарату.

У структурних підрозділах райдержадміністрації безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

179. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівника. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних – з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

180. Строки можуть бути типовими або індивідуальними. Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 12.

Індивідуальні строки встановлюються головою райдержадміністрації та його заступниками. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

181. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа.

182. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

183. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

184. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

                185. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату  Кабінету Міністрів України разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.

186. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки або банку реєстраційних даних.

187. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції голови райдержадміністрації, першого заступника, заступників голови райдержадміністрації.

188. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

189. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки та автоматизованої інформаційної системи (бази даних).

190. Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за строками виконання документів виконавцями або кореспондентами, групами документів (доручення вищих органів влади, розпорядження голови райдержадміністрації тощо).

191. На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.

192. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу – виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу “Контрольні відмітки”.             При цьому попередні записи не закреслюються.

193. Автоматизований контроль за виконанням документів є складовою системи електронного документообігу.

194. Автоматизований контроль за виконанням документів включає пошук  необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.

195. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

завдань на наступний рік – не рідше одного разу на рік;

завдань на наступні місяці поточного року – не рідше одного разу на місяць;

завдань на поточний місяць – кожні десять днів і за п’ять днів до закінчення строку або за запитами.

Сектором контролю апарату щомісяця надсилається виконавцям план контролю виконання документів органів влади вищого рівня та голови райдержадміністрації.

196. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки голова райдержадміністрації, перший заступник, заступники голови райдержадміністрації, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням сектор контролю апарату. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням сектору контролю апарату.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

197. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в апараті вихідних документів про виконання завдань.

198. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву райдержадміністрації у вигляді зведень про виконання документів (додаток 13).

Інформаційно-довідкова робота з документами

199. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.

200. В апараті пошук конкретного документа здійснюється в системі електронного документообігу за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

201. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку.

202. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється загальним відділом апарату відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

203. З використанням засобів електрозв’язку структурні підрозділи апарату здійснюють передачу телеграм, факсограм, телефонограм, документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.

204. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

205. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.         

206. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів – виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

207. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у загальному відділі апарату.

208. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники загального відділу апарату зобов’язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у справах апарату;

наявність і повноту додатків;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

209. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться відмітка “Підлягає поверненню”.

210. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

211. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

212.  Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або начальника загального відділу апарату.

213.  Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення в загальний відділ апарату до 16 години.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

214. Номенклатура справ – це систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в апараті, із зазначенням строків зберігання справ.

215.  Номенклатура справ апарату райдержадміністрації складається для створення єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

216.  В апараті складаються номенклатури справ структурних підрозділів апарату (додаток 14) і зведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації (додаток 15).

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше  15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за її підготовку у структурному підрозділі апарату, на підставі документів з усіх питань його діяльності, підписується керівником структурного підрозділу та обов’язково погоджується із начальником загального відділу апарату.

Зведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації складається загальним відділом апарату на основі номенклатур справ структурних підрозділів апарату.

217.  Зведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації схвалюється експертною комісією апарату райдержадміністрації, експертною комісією архівного відділу райдержадміністрації та погоджується експертно-перевірною комісією Державного архіву Рівненської області один раз на п’ять років або невідкладно у разі зміни структури, функцій та характеру роботи, після чого затверджується заступником голови райдержадміністрації.

218. Зведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф схвалення з архівним відділом райдержадміністрації та  погодження з Державним архівом Рівненської області. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у загальному відділі апарату, другий використовуються загальним відділом апарату як робочий, третій – використовується в архіві апарату райдержадміністрації для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах апарату, четвертий – надсилається до архівного відділу райдержадміністрації.

Структурні підрозділи апарату отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ апарату райдержадміністрації для використання у роботі.

219.  Зведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

220.  Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ апарату райдержадміністрації включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в апараті, зокрема справи постійних та тимчасово діючих робочих груп, комісій тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

221.  Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу апарату (за штатним розписом) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 – індекс самостійного відділу, 12 – порядковий номер справи. За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин). Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі   (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”,  а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, довідки) про вивчення стану діловодства та роботи з документами у структурних підрозділах райдержадміністрації”.

Термін “документи”вживається також у заголовках справ, що містять документи – додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа райдержадміністрації.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Розпорядження голови районної державної адміністрації”.

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з головним фінансовим управлінням про затвердження і зміну штатного розпису”.

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення”.

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників діловодних служб”.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів на 2012 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів за 2012 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби – заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.                 У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 “Примітка”робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву апарату чи інших установ для їх продовження тощо.

222.  Наприкінці року номенклатура справ апарату закривається з підсумковим записом про їх кількість.

Формування справ

                223.  Формування справ – це групування виконаних документів у справи

відповідно до номенклатури справ.

224.  В апараті справи формуються децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.

225. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 – 40 міліметрів завтовшки).

226.  Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

227.  Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

228.  Розпорядження, накази з питань основної діяльності, з кадрових питань групуються у різні справи. Розпорядження з кадрових питань групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

229.  Документи засідань колегії райдержадміністрації групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, список запрошених тощо).

230.  Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.

231.  Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності апарату. Документи у невеликій  кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

232.  Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

233.  Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

234.  Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня              1998 року № 731.

235. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників апарату систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) щомісяця за рік.

236.  Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в апараті здійснюється загальним відділом апарату.

Зберігання документів в апараті

237.  Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів райдержадміністрації зберігаються за місцем справ.

Керівники структурних підрозділів апарату зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

238. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ.                     На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

239.  Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів апарату здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам – з письмового дозволу заступника голови райдержадміністрації. На видану справу складається картка – замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

240.  Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

241. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу заступника райдержадміністрації з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

242. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

243.  Для організації та проведення експертизи цінності документів в апараті утворюється постійно діюча експертна комісія.

244.  Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву апарату райдержадміністрації, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

245.  Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ апарату райдержадміністрації шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

246.  За результатами експертизи цінності документів в апараті складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 16).

247. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією архівного відділу райдержадміністрації одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Рівненської області. Погоджені акти затверджуються заступником голови райдержадміністрації.

Після затвердження акта про вилучення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками загального відділу апарату фінансово-господарському відділу апарату.

248.  Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається на справи усіх структурних підрозділів апарату. Їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Складення описів справ

249. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та  розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

250.  Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань.

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються.

251.  Описи справ структурного підрозділу апарату складаються щороку за встановленою формою (додаток 17) посадовою особою, відповідальною за їх підготовку у структурному  підрозділі, за методичної допомоги загального відділу апарату.

252. Номер опису справ структурного підрозділу апарату повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П – 2011;  5 Т – 2011; 5 ОС – 2011.

253.  Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису “Примітка”використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам апарату або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

254.  Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

255.  У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: “Документи                       за ________ рік див. також у розділі за ________ рік, № _____”.

256. Опис справ структурного підрозділу апарату підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником загального відділу апарату і затверджується керівником структурного підрозділу.

257.  Опис справ структурного підрозділу апарату складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву апарату райдержадміністрації, а інший залишається як контрольний  примірник у структурному підрозділі.

258.  На основі описів справ структурних підрозділів загальний відділ апарату готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань.

259.  Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією апарату райдержадміністрації в установленому порядку подаються для схвалення експертною комісією архівного відділу райдержадміністрації та експертно-перевірною комісією Державного архіву Рівненської області, після чого затверджуються заступником голови райдержадміністрації. Один примірник затвердженого опису подається архівному відділу райдержадміністрації.

260. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією апарату райдержадміністрації і затверджуються заступником голови райдержадміністрації.

261. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією апарату райдержадміністрації, експертною комісією архівного відділу райдержадміністрації та погоджуються з експертно-перевірною комісією Державного архіву Рівненської області,                                  після чого затверджуються заступником голови райдержадміністрації. Один примірник зведеного опису подається архівному відділу райдержадміністрації.

262. В апараті описи документів постійного та тривалого                         (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) складаються через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передаються документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архівного відділу райдержадміністрації в установлені законодавством строки.

Оформлення справ

263.  Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

264.  Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

265.  Справи з грифом “Для службового користування”, особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.

266.  Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

267. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".

268. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини).             У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

269. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівним відділом райдержадміністрації – номер опису і фонду.

270. У разі зміни найменування структурного підрозділу протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на обкладинці справи зазначається нове найменування структурного підрозділу, а попереднє береться в дужки.

271. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Передача справ до архіву апарату райдержадміністрації

272. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву апарату райдержадміністрації в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву апарату райдержадміністрації за рішенням заступника голови райдержадміністрації.

273. Передача справ до архіву апарату райдержадміністрації здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим заступником голови райдержадміністрації.

274.  Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, працівник загального відділу апарату оформляє видачу справ у тимчасове користування.

275. Приймання – передача кожної справи здійснюється працівником загального відділу апарату в присутності працівника структурного підрозділу апарату, який передає упорядковані та оформлені справи.

276. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву апарату райдержадміністрації за описами.

У кінці кожного примірника опису особа, відповідальна за ведення архіву апарату райдержадміністрації, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві апарату райдержадміністрації.

277. Справи, що передаються до архіву апарату райдержадміністрації, повинні бути зв'язані належним чином.

 278. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу керівник підрозділу в період проведення ліквідаційних заходів забезпечує формування всіх документів у справи, оформлення справ і передачу їх до архіву апарату райдержадміністрації незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

Апарат зобов'язаний забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві апарату райдержадміністрації для постійного зберігання до Державного архіву Рівненської області.

Заступник голови райдержадміністрації                                 В.Радчук

СХВАЛЕНО                                                                                      ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання                                                        Протокол засідання

ЕК апарату Млинівської                                                              ЕК архівного відділу

районної державної адміністрації                             Млинівської районної

                                                                                                                              державної адміністрації

22.03.2012 № 1                                                                                 22.03.2012 № 9

                                                                                                                                                                   Додаток 1
                                                                                                                          до Інструкції
                                                                                                                          (пункт 15)

ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються
за допомогою друкувальних засобів

                1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 –14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт  розміром 8 –12 друкарських пунктів для друкування реквізиту “Прізвище виконавця і номер його телефону”, виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

                Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

                2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 – 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату                       А5 (148 х 210 міліметрів)  через 1 міжрядковий інтервал.

                Текст документа, що подається для державної реєстрації до Млинівського районного управління юстиції, друкується на папері формату                              А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

                Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Гриф погодження”відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

                Реквізити документа відокремлюються один від одного через                           1,5 – 3 міжрядкових інтервали.

                3. Назва виду документа друкується великими літерами.

                4. Розшифрування підпису в реквізиті “Підпис”друкується на рівні останнього рядка назви посади.

                5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків).

                Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

                6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

                12,5 міліметра – для абзаців у тексті;

                92 міліметри – для реквізиту “Адресат”;

104 міліметри – для реквізитів “Гриф затвердження” та “Гриф обмеження доступу до документа”;

                125 міліметрів – для розшифрування підпису в реквізиті “Підпис”.
               

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів “Дата документа”, “Заголовок до тексту документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, “Прізвище виконавця і номер його телефону”, “Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи”, найменування посади у реквізитах “Підпис” та “Гриф погодження”, засвідчувального напису “Згідно  з оригіналом”,  а  також  слів “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”.

                8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий – через 104 міліметри від межі лівого поля.

                9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова “Додаток” і “Підстава”друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

                10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

                Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова “сторінка” та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

                11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

                                                                                                  Додаток 2        до Інструкції

                                                                                                  (пункт 17)

Україна

МЛИНІВСЬКА РАЙОННА державна адміністрація

РІВНЕНСЬКОЇ ОБЛАСТІ

вул.Народна, 1, смт. Млинів, 35100, тел.факс (03659) 6-45-85, E-mail:mlunrda@ukr.net  Код ЄДРПОУ 04057712

                                                                                                       Додаток 3

до Інструкції
         (пункт 17)

УКРАЇНА

МЛИНІВСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА  АДМІНІСТРАЦІЯ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

голови районної державної адміністрації

_________________20 ____ року                                                        № ______

                                                                                                         Додаток 4

                                                                                                       до Інструкції

  (пункт 17)

Україна

МЛИНІВСЬКА РАЙОННА державна адміністрація

А П А Р А Т

Н А К А З

    _____   ______________ 20     року                                                       № _______

                                                                                                                                                                   Додаток 5
                                                                                                                          до Інструкції
                                                                                                                          (пункт 33)

ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються
з проставлянням грифа затвердження

                1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

5. Номенклатури справ.

6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

7. Описи справ.

8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

10. Посадові інструкції.

11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).

13. Розцінки на виконання робіт.

14. Статути (положення) установ.

15. Структура установи.

16. Форми уніфікованих документів.

17. Штатні розписи.

 Додаток 6
до Інструкції
(пункт  66)

ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

                1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

                2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

                3. Висновки і відгуки на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.

                4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

                5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

6. Договори з текстом цивільних правочинів,  укладених від імені районної державної адміністрації.

                7. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

                8. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

                9. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

                10. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

                11. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

                12. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

                13. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

                14. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

                15. Номенклатури справ.

                16. Описи справ.

17. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).

                18. Протоколи (погодження планів поставок).

                19. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

                20. Специфікації (виробів, продукції тощо).

                21. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

                22. Статути установ.

                23. Титульні списки.

                24. Трудові книжки.

                25. Штатні розписи.

                                                                                                                                              Додаток 7 

                                                                                                                                                                   до Інструкції

                                                                                                                                              (пункт 129)

ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень
 

                                                                                                                                                                              Додаток 8     

                                           до Інструкції

                                                                                                                                                                            (пункт 138)

ЗВІТ*
про обсяг документообігу
за ___________________ 20__ року

Вхідні

Вихідні

Внутрішні

_______________
Усього
 

Начальник загального     
відділу апарату
райдержадміністрації               __________   _______________________________

                                                                                     (підпис)                      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ _______________ 20__ року

* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 9  

 до Інструкції
(пункт 151)

ПЕРЕЛІК

документів, що не підлягають реєстрації загальним відділом апарату*

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми  нарад, конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори.

Додаток 10

до Інструкції

(пункт 162)

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА*

(лицьова сторона)

(зворотна сторона)

*У разі потреби може доповнюватися додатковими реквізитами.

*Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8 – 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах апарату.                                                                                                                                 

                                                                                                                          Додаток 11
                                                                                                                          до Інструкції
                                                                                                                          (пункт 162)

ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки

Додаток 12

 до Інструкції

(пункт 180)

СТРОКИ
виконання основних документів

                1. Укази, розпорядження і доручення Президента України – у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

                2. Запит народного депутата України – не пізніше ніж у п’ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата місцевої ради – в установлений зазначеною радою строк.

                Якщо запит народного депутата України (депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту.

                3. Звернення народного депутата України (депутата місцевої ради) – протягом не більш як 10 днів з дня надходження.

                У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

                4. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, – у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.

                Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону – негайно, про що повідомляється прокурору.

                Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.

                Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення – у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.

                5. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень (далі – запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію – не більше п’яти робочих днів від дня надходження запиту.

                У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і

Продовження додатка 12

предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян,  відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

                У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження  строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту.

                Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.  

                6.  Звернення громадян – не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше            15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При  цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

                7. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня –                             до зазначеного в них строку.

                8.  Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, – до двох днів, решта – протягом 10 днів.

                                                                                                                                                                   Додаток 13
                                                                                                                                                                   до Інструкції

                     (пункт 198)

ЗВЕДЕННЯ*
про виконання документів, що підлягають
індивідуальному контролю, станом на _________20__ року
 

Завідуюча сектором                                        

контролю апарату

райдержадміністрації  __________    _____________________________________

                                                                 (підпис)                                (ініціали (ініціал імені), прізвище)

__ _____________ 20__ року

* У разі потреби зведення може доповнюватися додатковими графами. 
                                                                                                                                             

                                                                                                                                                                   Додаток 14
                                                                                                                                                                   до Інструкції

                                                                                                                                              (пункт 216)

Млинівська районна

державна адміністрація

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

________________№________________

На ___________ рік

___________________________________________________________________

Назва розділу

Найменування посади керівника

структурного підрозділу                _______       ____________________________

                                                                               (підпис)                   (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ________________20__ року

ПОГОДЖЕНО

Начальник загального відділу

апарату райдержадміністрації

_______     ______________________________

(підпис)     (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ________ році у структурному підрозділі

Постійного

Тривалого

(понад 10 років)

Тимчасового

(до 10 років включно)

______________

Усього

Керівник структурного підрозділу _______    ______________________________

(підпис)                    (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ________________20__ року

Підсумкові відомості передано до загального відділу апарату райдержадміністрації.

Найменування посади особи,

відповідальної за передачу

відомостей                                           ______     _____________________________  

                                                                                 (підпис)                    (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ ________________20__ року

                                                                                                                                              Додаток 15
до Інструкції
(пункт  216)

Млинівська районна                                                      ЗАТВЕРДЖУЮ

державна адміністрація

                                                                                                             Заступник голови

райдержадміністрації

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ                                          _______  _____________________

(підпис)      (ініціали (ініціал імені),

                        прізвище)

                                                                                                                              МП

________________№________                                  ______    ___________ року

На ___________ рік

Начальник загального відділу

апарату райдержадміністрації __________     ______________________________

(підпис)                       (ініціали (ініціал імені), прізвище)

_____    ___________ року

Віза працівника загального відділу апарату райдержадміністрації, відповідального за архів.

СХВАЛЕНО                                                                                                     ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК апарату                                                Протокол засідання ЕК

Млинівської райдержадміністрації                                                                           архівного відділу

                                                                                                                                              Млинівської райдержадміністрації

_____________№_______                                                                           ___________ №_______

Підсумковий запис про  категорії та кількість справ, складених у ________ році в апараті райдержадміністрації

Постійного

Тривалого (понад 10 років)

Тимчасового

(до 10 років включно)

_________

Усього

Начальник

загального відділу

апарату райдержадміністрації ___________      ___________________________                                                  (підпис)                                      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20__ року

Підсумкові відомості передано в архівний відділ райдержадміністрації

Найменування посади особи,

відповідальної за передачу

відомостей                                                          ___________   ___________________________                                                                                    (підпис)               (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20__ року

Додаток 16
до Інструкції
(пункт  246)
                              

Млинівська районна                                                      ЗАТВЕРДЖУЮ
державна адміністрація

                                                                                                              Заступник голови

                                                                                                              райдержадміністрації

                                                                                                              _______ ______________________

АКТ                                                                                                     (підпис)     (ініціали (ініціал імені), прізвище) 

                                                                                                                             МП

_________№__________                                              ______    ___________ року

Про вилучення для знищення документів,

не внесених до Національного архівного

фонду

На підставі          ________________________________________________________       

                                                      (назва і вихідні дані переліку документів

____________________________________________________________________________________

 із зазначенням строків їх зберігання та номенклатури справ апарату облдержадміністрації)

відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ______________________

                                                                                                     (найменування фонду)            

Разом: ___________________________справ за  _______________________  роки

                               (цифрами і словами)       

Найменування посади особи,

яка проводила експертизу

цінності документів                         ___________    __________________________                                                                                    (підпис)         (ініціали (ініціал імені), прізвище) 

___  ____________ 20__ року

ПОГОДЖЕНО                                                                  СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК                                              Протокол засідання ЕК архівного

Державного архіву                                                         відділу Млинівської  

Рівненської області                                                         райдержадміністрації

_________ № ______                                           __________ № ______             

                Описи справ постійного (тривалого) зберігання за _____________роки схвалені, а з особового складу погоджені з експертно-перевірною комісією Державного архіву Рівненської області.

(протокол від __  ___________________ року  № ____________)

Документи в кількості___________________________________ справ

                                                                       (цифрами і словами)

вагою______________ кілограмів здано в _______________________________

                                                                                                                                     (найменування установи)

на переробку за приймально-здавальною накладною від _______________№ ___ або знищено шляхом спалення.

Найменування посади особи,

яка здала (знищила) документи___________  __________________________                                                                                            (підпис)          (ініціали (ініціал імені), прізвище) 

___  ____________ 20__ року

                                                                                                                                                                             Додаток 17

до Інструкції

(пункт  251)

Млинівська районна державна адміністрація

________________________________________________________________________________________________

(найменування структурного підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                                                                                              Найменування посади керівника

                                                                                                                             структурного підрозділу

                                                                                                                             _____      __________________________

                                                                                                                             (підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)

                                                                                                                             ______________________________20____року

ОПИС №

____________________________________________________________________

(назва розділу)

У цей опис включено___________ справ з № ______ по №______, у тому числі:

                                                       (цифрами і словами)               

літерні номери______________

пропущені номери___________

Найменування посади укладача  ________        _____________________________

                                                                                                       (підпис)                       ( ініціали  (ініціал імені), прізвище)

____             __________________20____року

                                                                                                                                             Продовження додатка 17

        Передав______________________________________________________справ

(цифрами і словами)

та _____________________реєстраційно-контрольних карток до документів**

           (цифрами і словами)

Найменування посади

працівника структурного

підрозділу                                     _________        ________________________________

                                                                        (підпис)                 (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___             __________________20____року

     Прийняв______________________________________________________справ

(цифрами і словами)

та _____________________реєстраційно-контрольних карток до документів.

                   (цифрами і словами)

Начальник

загального відділу апарату

райдержадміністрації

(відповідальний за архів)                _________        __________________________

                                                                                                              (підпис)                 (ініціали (ініціал імені), прізвище

_______     __________________20____року

* Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.

** Передаються разом із справами загального відділу.