На головну

Нормативна база                              Мапа сайту

 
 березня 2024 
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Нд
 
Пошук
Розширений пошук»
 

 
і

                                  МЛИНІВСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЇ

                            

             35100 смт Млинів, вул. Народна, 1,  тел.факс (03659)6-45-85, e-mail: mlunrda@rv.gov.ua

і
Текст інструкції до розпорядження №160


                                                                      ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови Млинівської районної державної адміністрації

07.06.2018   в„–  160

 

 

 

Р† Рќ РЎ Рў Р  РЈ Рљ Р¦ Р† РЇ

з діловодства в апараті

Млинівської районної державної адміністрації

 

І. Загальні положення

 

1. Р†РЅСЃС‚рукція Р· діловодства РІ апараті Млинівської районної державної адміністрації встановлює РІРёРјРѕРіРё РґРѕ документування управлінської інформації та організації роботи Р· документами  РІ апараті Млинівської районної державної адміністрації (далі – апарат) незалежно РІС–Рґ СЃРїРѕСЃРѕР±Сѓ фіксації та відтворення інформації, СЏРєР° міститься РІ документах, включаючи С—С… підготовку, реєстрацію, облік С– контроль Р·Р° виконанням.

2. РџРѕСЂСЏРґРѕРє здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію Р· обмеженим доступом, Р·Р° зверненнями громадян, запитами
на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами
та не може регулюватися цією Інструкцією.

3. РЎС‚руктурні підрозділи райдержадміністрації організовують діловодство РЅР° підставі власних інструкцій Р· діловодства, що розробляються РЅР° виконання постанови Кабінету Міністрів України РІС–Рґ 17 січня 2018 СЂРѕРєСѓ в„– 55 „Деякі питання документування управлінської діяльності”, цієї Інструкції, Р° також регламентів та національних стандартів РЅР° організаційно-розпорядчу документацію (далі – регламенти та національні стандарти), інших нормативно-правових актів.

Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації
в апараті повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

4. Р’ідповідальність Р·Р° організацію діловодства РІ апараті несе керівник апарату райдержадміністрації.

Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах райдержадміністрації несуть їх керівники.

5. За підготовлений проект документа відповідальним є його автор.

         6. РћСЂРіР°РЅС–зація діловодства РІ апараті покладається РЅР° РІС–РґРґС–Р» документообігу С–  РєРѕРЅС‚ролю  Р°РїР°СЂР°С‚Сѓ.

         7. РћСЂРіР°РЅС–зація діловодства Сѓ структурних підрозділах районної державної адміністрації покладається РЅР° спеціально призначену для цього РѕСЃРѕР±Сѓ.

 

ІІ. Документування управлінської інформації

 

Загальні вимоги до створення документів

 

8. Р”окументування управлінської інформації полягає Сѓ створенні документів, РІ СЏРєРёС… фіксується Р· дотриманням установлених правил                (додаток 1) інформація РїСЂРѕ управлінські РґС–С—.

9. Підготовка організаційно-розпорядчих документів здійснюється
з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

10. РџСЂР°РІРѕ РЅР° створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, цією Інструкцією, положеннями РїСЂРѕ апарат Млинівської районної державної адміністрації, структурні підрозділи апарату С– посадовими інструкціями.

11. Р’ апараті визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних С– достатніх для документування інформації РїСЂРѕ Р№РѕРіРѕ діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

12. Р’РёР±С–СЂ РІРёРґСѓ документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, наказ, доручення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом райдержадміністрації, компетенцією посадової РѕСЃРѕР±Рё та РїРѕСЂСЏРґРєРѕРј прийняття управлінського рішення (РЅР° підставі єдиноначальності або колегіальності).

13. Р”окумент повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись РЅР° виконання апаратом покладених РЅР° РЅСЊРѕРіРѕ завдань
і функцій.

14. РљР»Р°СЃРё управлінської документації визначаються Р·РіС–РґРЅРѕ Р· Державним класифікатором управлінської документації (далі – ДКУД).

15. Р”окумент повинен містити РѕР±РѕРІ'СЏР·РєРѕРІС– для певного Р№РѕРіРѕ РІРёРґСѓ реквізити, що розміщуються РІ установленому РїРѕСЂСЏРґРєСѓ, Р° саме: найменування установи – автора документа, назву РІРёРґСѓ документа (РєСЂС–Рј листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок РґРѕ тексту, текст, РїС–РґРїРёСЃ.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись
не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

16. РђРїР°СЂР°С‚ Р·РґС–Р№СЃРЅСЋС” діловодство державною РјРѕРІРѕСЋ. Документи складаються державною РјРѕРІРѕСЋ, РєСЂС–Рј випадків, передбачених законодавством РїСЂРѕ РјРѕРІРё РІ Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються державною мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

17. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

 

Бланки документів

 

18. РћСЂРіР°РЅС–заційно-розпорядчі документи оформлюються РЅР° бланках,
що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату                     Рђ4 (210 С… 297 міліметрів) та Рђ5 (210 С… 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату Рђ3 (297 С… 420 міліметрів) для оформлення документів Сѓ вигляді таблиць.

 Р‘ланки документів РїРѕРІРёРЅРЅС– мати такі поля (міліметрів):

30 – ліве;

10 – праве;

20 – верхнє та нижнє.

19. Р’ апараті використовують такі бланки документів:

бланк для листів (додаток 2);

бланки організаційно-розпорядчих документів (С–Р· зазначенням РЅР° бланку назви РІРёРґСѓ документа) (додатки 3, 4).

20. Р’ апараті бланки виготовляються Р·Р° РґРѕРїРѕРјРѕРіРѕСЋ РєРѕРјРї'ютерної техніки.

21. РџРѕСЂСЏРґРєРѕРІС– номери РЅР° бланках для  СЂРѕР·РїРѕСЂСЏРґР¶РµРЅСЊ  та листів проставляються нумератором РЅР° нижньому лівому полі зворотного Р±РѕРєСѓ бланка.

22. Р”еякі внутрішні документи (заяви працівників, РґРѕРїРѕРІС–РґРЅС– записки, РґРѕРІС–РґРєРё тощо) та документи, що створюються РІС–Рґ імені кількох установ, оформлюються РЅРµ РЅР° бланках.

 

Зображення Державного Герба України

 

23. Р—ображення Державного Герба України розміщується РЅР° бланках документів РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРѕ РґРѕ Постанови Верховної Ради України РІС–Рґ 19 Р»СЋС‚РѕРіРѕ             1992 СЂРѕРєСѓ в„– 2137-XII „Про Державний герб України”.

 

 

24. Зображення Державного Герба України розміщується РїРѕ центру верхнього поля. Р РѕР·РјС–СЂ зображення  становить 17 РјС–ліметрів заввишки,  12 РјС–ліметрів завширшки.

 

РљРѕРґРё

 

25. РљРѕРґ райдержадміністрації проставляється Р·РіС–РґРЅРѕ Р· Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту „Довідкові дані про установу”.

                                     

Найменування установи

 

26. РќР°Р№РјРµРЅСѓРІР°РЅРЅСЏ установи – автора документа РїРѕРІРёРЅРЅРµ відповідати найменуванню, зазначеному РІ положенні (статуті) РїСЂРѕ неї.

Найменування структурного підрозділу райдержадміністрації зазначається у разі, коли він є автором документа, і розміщується нижче найменування райдержадміністрації.

 

Довідкові дані про установу

 

27. Р”РѕРІС–РґРєРѕРІС– дані РїСЂРѕ Млинівську районну державну адміністрацію містять поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, адресу офіційного веб-сайту тощо.

Довідкові дані розміщуються нижче найменування районної  державної адміністрації.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

 

Назва виду документа

 

28. РќР°Р·РІР° РІРёРґСѓ документа зазначається друкованим СЃРїРѕСЃРѕР±РѕРј:

доручення – на бланку для листів (додаток 2);

розпорядження, наказ – на бланках організаційно-розпорядчих документів (додатки 3, 4).

 

Дата документа

 

29. Р”атою документа С” дата Р№РѕРіРѕ реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами РІ РѕРґРёРЅ СЂСЏРґРѕРє Сѓ такій послідовності: число, місяць, СЂС–Рє. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим СЃРїРѕСЃРѕР±РѕРј. РЈ разі оформлення дати цифровим СЃРїРѕСЃРѕР±РѕРј число С– місяць проставляються РґРІРѕРјР° парами цифр, розділеними крапкою; СЂС–Рє – чотирма цифрами, крапка наприкінці РЅРµ ставиться. Наприклад: 02.12.2017.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2017 року. Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч.
Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує
або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа
і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

 

Реєстраційний індекс документів

 

30. Р†РЅРґРµРєСЃР°С†С–СЏ документів полягає Сѓ присвоєнні С—Рј СѓРјРѕРІРЅРёС… позначень – індексів, СЏРєС– надаються документам РїС–Рґ час С—С… реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа
у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами за номенклатурою справ, тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна
від одної правобічною похилою рискою.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається
з порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року, індексу
за номенклатурою справ, поточного року, наприклад: 845/02-29/18, де 845 – порядковий номер, 02-29 – індекс справи за номенклатурою, 18 – дві останні цифри поточного року.

Реєстраційний індекс вихідних документів складається з порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року, індексу
за номенклатурою справ, поточного року.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу додається відмітка, яка складається з літер:

вх. – для вхідних документів та вих. – для вихідних документів;

ДСʠ– РґР»СЏ позначення документів Р· грифом "Для службового користування".

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

В апараті застосовується автоматизована система реєстрації вхідних, вихідних документів, доручень голови, першого заступника, заступника голови, керівника апарату райдержадміністрації. Реєстраційна відмітка містить крім штрих-коду літерно-цифрову інформацію, що наноситься над штрих-кодом, з найменуванням організації, що зареєструвала документ, реєстраційним номером документа, датою реєстрації.

 

Посилання РЅР°  документ

 

31. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться
у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа.

 

Місце складення або видання

 

         32. Р’ідомості РїСЂРѕ місце складення або видання зазначаються РЅР° РІСЃС–С… документах, РєСЂС–Рј листів. Зазначені відомості оформляються РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРѕ
до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості
про географічне місцезнаходження входять до найменування установи,
цей реквізит не зазначається.

 

Адресат

 

33. Р”окументи адресуються установі, С—С— структурним підрозділам
або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі
або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

                                                              Національне агентство Р· питань

                                                              державної служби

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи
 С‚Р° С—С— структурного підрозділу наводяться Сѓ називному РІС–РґРјС–РЅРєСѓ, Р° посада                       С– прізвище адресата вЂ“ Сѓ давальному, наприклад:

                                                             Державна архівна служба

                                                             Фінансово-економічне управління

                                                             Начальнику управління

                                                             Ініціал ПРІЗВИЩЕ

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

                                                    Голові Державної митної служби

                                                             Ініціал ПРІЗВИЩЕ

            Якщо документ адресується кільком РѕРґРЅРѕСЂС–РґРЅРёРј Р·Р° характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

                                                     Сільським     радам

                                                            

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово „копія” перед найменуванням другого – четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список
на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит „Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України
РІС–Рґ 05 березня 2009 СЂРѕРєСѓ в„– 270. РџРѕРІРЅР° адреса зазначається Сѓ разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

                                                             Міністерство юстиції

                                                             РІСѓР». Городецького, Р±СѓРґ. 13,

                                                             Рј. РљРёС—РІ, 01001

 

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається
у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові, потім поштова адреса, наприклад:

                                                             Гончарук Олександр Сергійович

                                                             РІСѓР». РЎСѓСЂРёРєРѕРІР°, Р±СѓРґ. 3Р°, РєРІ. 1,

                                                             Рј. РљРёС—РІ, 03178

          РЈ разі надсилання документа органам законодавчої С– виконавчої влади, постійним кореспондентам С—С… поштова адреса РЅР° документах РЅРµ зазначається.

 

Гриф затвердження документа

 

34. Р”окумент затверджується посадовою РѕСЃРѕР±РѕСЋ (посадовими особами), РґРѕ повноважень СЏРєРѕС— (СЏРєРёС…) належить вирішення питань, наведених Сѓ такому документі, або розпорядчим документом. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, РїРѕСЂСЏРґРєРё тощо) затверджуються розпорядженням голови райдержадміністрації.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 5).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою РѕСЃРѕР±РѕСЋ, РіСЂРёС„ затвердження  складається С–Р· слова  „ЗАТВЕРДЖУЮ”,  найменування  

посади, підпису, ініціалу імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

 

                                                            

 

 

                                                                 ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова Млинівської районної державної адміністрації

                                                             РїС–РґРїРёСЃ Р†РЅС–ціал ПРІЗВИЩЕ

                                                                  Р”ата

У разі коли документ затверджується розпорядженням, наказом гриф затвердження складається із слова „ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку
із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

 

                                                             ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                             Розпорядження голови

                                                             Млинівської районної

                                                             державної адміністрації

                                                             12 березня 2018 СЂРѕРєСѓ в„– 298

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

 

Резолюція

 

35. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень
у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.

Резолюція має такі обов'язкові складові: прізвище, ініціал імені виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців.

Створення неконкретних („прискорити”, „поліпшити”, „активізувати”, „звернути увагу” тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

 

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту „Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

РЈ разі коли документ підлягає  поверненню, визначається детальний РїРѕСЂСЏРґРѕРє виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися РЅР° окремих аркушах або спеціальних бланках С–Р· зазначенням реєстраційного індексу С– дати документа, СЏРєРѕРіРѕ РІРѕРЅР° стосується.

 

Короткий зміст документа

 

36. Короткий Р·РјС–СЃС‚ документа повинен містити стислий виклад змісту документа. Короткий Р·РјС–СЃС‚, РѕР±СЃСЏРі СЏРєРѕРіРѕ перевищує 150 Р·РЅР°РєС–РІ (5 СЂСЏРґРєС–РІ), дозволяється продовжувати РґРѕ межі правого поля. Крапка РІ кінці заголовка
не ставиться.

Короткий зміст відповідає на питання „про що?”, „кого?”, „чого?”. Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Листи, доповідні та службові записки складаються без заголовка.

 

Відмітка про контроль

 

37. Р’ідмітка РїСЂРѕ контроль означає, що документ взято РЅР° контроль
для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери „К”
чи слова „Контроль” (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

 

Текст документа

 

38. РўРµРєСЃС‚ документа містить інформацію, для фіксування СЏРєРѕС— Р№РѕРіРѕ було створено. Інформація РІ тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та РѕР±'єктивно. Документ РЅРµ повинен містити повторів, Р° також слів
і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється Сѓ вигляді суцільного Р·РІ'СЏР·РЅРѕРіРѕ тексту,  Р°РЅРєРµС‚Рё чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний Р·РІ'СЏР·РЅРёР№ текст документа містить граматично С– логічно  узгоджену інформацію РїСЂРѕ управлінські РґС–С—. Така форма викладення тексту документа використовується РїС–Рґ час складання положень, РїРѕСЂСЏРґРєС–РІ, правил, розпорядчих документів С– листів.

Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна – обґрунтування позиції установи, в заключній – висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр
без/з крапкою або дужкою.

39. Р¤РѕСЂРјР° анкети використовується Сѓ разі викладення Сѓ цифровому
або словесному вигляді інформації РїСЂРѕ РѕРґРёРЅ РѕР±'єкт Р·Р° певним РѕР±СЃСЏРіРѕРј ознак.  Постійною інформацією РІ анкеті С” узагальнені найменування ознак, Р·Р° СЏРєРёРјРё проводиться РѕРїРёСЃ РѕР±'єкта, Р° Р·РјС–РЅРЅРѕСЋ – конкретні характеристики.

40. РўР°Р±Р»РёС‡РЅР° форма документа використовується Сѓ разі викладення
у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки –
з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків
і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення
і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова „Продовження додатка”.

 

Відмітки про наявність додатків

 

41. Р”одатки РґРѕ документів, РєСЂС–Рј додатків РґРѕ СЃСѓРїСЂРѕРІС–РґРЅРёС… листів, складаються Р· метою доповнення, пояснення окремих питань документа
або документа в цілому.

42. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

          РЈ тексті РѕСЃРЅРѕРІРЅРѕРіРѕ документа робиться така відмітка РїСЂРѕ наявність додатків: „що додається”, „згідно Р· додатком”, „(додаток 1)”, „відповідно
до додатка 2” або „(див. додаток 3)”.

Додатки РґРѕ розпоряджень підписуються керівником апарату Млинівської районної  РґРµСЂР¶Р°РІРЅРѕС— адміністрації РЅР° лицьовому боці останнього аркуша додатка.

У разі тимчасової відсутності (відпустка, тимчасова непрацездатність, вакансія) керівника апарату райдержадміністрації та особи на яку покладено виконання обов’язків керівника апарату адміністрації, додатки до проектів розпоряджень підписуються керівниками структурних підрозділів, відділів та секторів апарату райдержадміністрації – головними розробниками цих розпоряджень.

 

43. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: „Продовження додатка”, „Продовження додатка 1”.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак „№” перед цифровим позначенням
не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

44. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформлюється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті
не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:  1. Р”РѕРІС–РґРєР° РїСЂРѕ виконання плану розвантажувальних СЂРѕР±С–С‚
Р·Р° I РєРІР°СЂС‚ал 2018 СЂРѕРєСѓ РЅР° 5 арк. РІ 1 РїСЂРёРј.

                 2. Р“рафік ремонтних СЂРѕР±С–С‚ РЅР° I квартал 2018 СЂРѕРєСѓ РЅР° 3 арк.
РІ 1 РїСЂРёРј.

45. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

 

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

 

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформлюється за такою формою:

 

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

 

РџС–РґРїРёСЃ

46. Р’ райдержадміністрації документи підписуються лише головою райдержадміністрації, Р№РѕРіРѕ заступниками або керівником апарату РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРѕ
до розподілу функціональних повноважень.

47. РџС–РґРїРёСЃ складається Р· найменування посади РѕСЃРѕР±Рё, СЏРєР° РїС–РґРїРёСЃСѓС” документ (РїРѕРІРЅРѕРіРѕ – якщо документ надрукований РЅРµ РЅР° бланку,
скороченого – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу імені і прізвища, наприклад:

Голова Млинівської

районної державної

адміністрації                     РїС–РґРїРёСЃ              Ініціал ПРІЗВИЩЕ

або

Голова адміністрації                            РїС–РґРїРёСЃ                              Р†РЅС–ціал ПРІЗВИЩЕ 

48. У разі надсилання документа у паперовій формі одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі
установи – автора такого документа, Р° РЅР° місця розсилаються засвідчені   РІС–дділом документообігу С– контролю Р№РѕРіРѕ РєРѕРїС–С—.
                           

49. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою,
а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами.
При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно
до підпорядкованості осіб. Наприклад:

 

Керівник апарату адміністрації       РїС–РґРїРёСЃ                            Ініціал ПРІЗВИЩЕ

Начальник фінансово-господарського

відділу районної державної адміністрації

                                                                 РїС–РґРїРёСЃ                Р†РЅС–ціал ПРІЗВИЩЕ

 

РЈ разі підписання спільного документа кількома особами, СЏРєС– займають однакові посади, С—С… РїС–РґРїРёСЃРё розміщуються РЅР° РѕРґРЅРѕРјСѓ СЂС–РІРЅС– С– скріплюються печатками установ, наприклад:                                      

 

Голова Млинівської районної

державної адміністрації

Голова Млинівської районної ради

 

 

підпис Ініціал ПРІЗВИЩЕ

підпис Ініціал ПРІЗВИЩЕ

 

 

відбиток гербової печатки                                

відбиток гербової печатки

         50. Р”окументи колегіальних органів підписують голова колегіального органу С– секретар, наприклад:

 

Голова РєРѕРјС–СЃС–С—                              РїС–РґРїРёСЃ                            Ініціал ПРІЗВИЩЕ

Секретар РєРѕРјС–СЃС–С—              РїС–РґРїРёСЃ                Ініціал ПРІЗВИЩЕ

51. РЈ разі відсутності голови райдержадміністрації, найменування посади, прізвище, ініціал імені СЏРєРѕРіРѕ зазначено РЅР° проекті документа, Р№РѕРіРѕ РїС–РґРїРёСЃСѓС” заступник, СЏРєРёР№ РІРёРєРѕРЅСѓС” Р№РѕРіРѕ обов’язки. РЈ такому разі РѕР±РѕРІ'СЏР·РєРѕРІРѕ зазначаються фактична посада, ініціал імені, прізвище РѕСЃРѕР±Рё, СЏРєР° підписала документ, РїСЂРё цьому виправлення вносять СЂСѓРєРѕРїРёСЃРЅРёРј  СЃРїРѕСЃРѕР±РѕРј РѕСЃРѕР±Р°,
СЏРєР° РїС–РґРїРёСЃСѓС” документ, або машинописним СЃРїРѕСЃРѕР±РѕРј (якщо документ неможливо передрукувати). РќРµ допускається РїС–Рґ час підписання документа ставити прийменник „За” чи правобічну похилу СЂРёСЃРєСѓ перед найменуванням посади. Додавання РґРѕ найменування посади голови адміністрації символів „В. Рѕ.” здійснюється Сѓ разі заміщення голови райдержадміністрації
за розпорядженням.

52. Р¤Р°РєСЃРёРјС–льне відтворення РїС–РґРїРёСЃСѓ посадової РѕСЃРѕР±Рё РЅР° документах
не допускається.

53.  РЈ разі створення апаратом документа Сѓ паперовій формі  Р·Р° наявності  для цього обгрунтованих підстав  для С—С… подальшого надсилання установам відділом документообігу С– контролю  апарату створюється РІ установленому РїРѕСЂСЏРґРєСѓ електронна РєРѕРїС–СЏ паперового оригіналу РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРѕРіРѕ документа, СЏРєР° надсилається адресатам через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

 

Візи та гриф погодження

 

         54. Погодження документа Сѓ разі потреби може здійснюватися
як в установі (внутрішнє), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє).

55. Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає особистий підпис, ініціал імені і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

56.  Р’С–Р·Р° проставляється РЅР° лицьовому або РІ разі, коли місця
на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо, на зворотному боці останнього аркуша проекту документа.
Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в апараті.

          57. Зауваження С– пропозиції РґРѕ проекту документа викладаються
на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

 

Начальник юридичного відділу

Дата      РїС–РґРїРёСЃ     Р†РЅС–ціал ПРІЗВИЩЕ 

Зауваження і пропозиції додаються.

58. РџРµСЂРµР»С–Рє посадових РѕСЃС–Р±, СЏРєС– РїРѕРІРёРЅРЅС– завізувати документ, визначає працівник, СЏРєРёР№ створює документ, виходячи Р· Р№РѕРіРѕ змісту.

Порядок візування окремих видів документів зазначається в регламенті Млинівської районної державної адміністрації.

59. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

60. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення РЅР° РЅРёС… грифа погодження, СЏРєРёР№ включає РІ себе слово „ПОГОДЖЕНО”, найменування посади РѕСЃРѕР±Рё та установи,   
з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціал імені, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

 

 

ПОГОДЖЕНО

Голова Млинівської

районної державної адміністрації

РїС–РґРїРёСЃ            Р†РЅС–ціал  ПРІЗВИЩЕ

Дата

 

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

експертно-перевірної комісії

архівного відділу  СЂР°Р№РґРµСЂР¶Р°РґРјС–ністрації

Дата               в„–

61. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проекту документа.

62. РЈ разі коли Р·РјС–СЃС‚ документа стосується більше РЅС–Р¶ трьох установ, складається „Аркуш погодження”, РїСЂРѕ що робиться відмітка Сѓ документі
на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

 

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

 

Назва проекту документа

 

Найменування посади                   РїС–РґРїРёСЃ                 Ініціал  ПРІЗВИЩЕ

 

Дата

 

відбиток гербової печатки                                

63. Р—овнішнє погодження Сѓ разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється РІ такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

         Р· громадськими організаціями;

         Р· органами, СЏРєС– здійснюють державний контроль РІ певній сфері;

         Р· установами вищого СЂС–РІРЅСЏ.

 

 

 

Відбиток печатки

 

64. РќР° документах, що засвідчують права громадян С– юридичних РѕСЃС–Р±, РЅР° СЏРєРёС… фіксується факт витрати коштів С– проведення операцій
з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається апаратом на підставі нормативно-правових актів та переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 6).

65. Р’ідбиток печатки „Загальний відділ” проставляється РЅР° РєРѕРїС–СЏС… документів, що надсилаються РІ інші установи та
на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але
не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці
з відміткою „МП”.

66. Р РѕР·РїРѕСЂСЏРґР¶РµРЅРЅСЏРј голови  СЂР°Р№РґРµСЂР¶Р°РґРјС–ністрації визначається РїРѕСЂСЏРґРѕРє використання, місце зберігання гербової печатки С– посадова РѕСЃРѕР±Р°, відповідальна Р·Р° С—С— зберігання, Р° також перелік РѕСЃС–Р±, РїС–РґРїРёСЃРё СЏРєРёС… скріплюються гербовою печаткою.

 

Відмітка про засвідчення копій документів

 

67. Апарат може засвідчувати копії лише тих документів,
що створюються в ньому, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до установи через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі – система взаємодії),
а також у випадках, передбачених цим пунктом.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади,
під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах
з апаратом, а також під час формування особових справ працівників апарат може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка „Копія” проставляється у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

68. РќР°РїРёСЃ РїСЂРѕ засвідчення документа складається С–Р· слів „Згідно
з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалу імені та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа „Підпис”, наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник відділу документообігу

і контролю апарату

райдержадміністрації                        РїС–РґРїРёСЃ                       С–ніціал ПРІЗВИЩЕ

 

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою "Загальний відділ".

 

69. РќР° РєРѕРїС–СЏС… РІРёС…С–РґРЅРёС… документів зазначається дата підписання документа та Р№РѕРіРѕ реєстраційний індекс, посада РѕСЃРѕР±Рё, СЏРєР° засвідчила РєРѕРїС–СЋ,
її особистий підпис, дата засвідчення та проставляється відбиток печатки „Загальний відділ”.

Дата, індекс

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Голова адміністрації                                                 Ініціал ПРІЗВИЩЕ

Згідно з оригіналом

 

Начальник  РІС–дділу

документообігу і контролю

апарату райдержадміністрації                  РїС–РґРїРёСЃ         ініціал ПРІЗВИЩЕ

відбиток печатки

          Дата

 

70. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах апарату, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

71. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

 

Відмітки про створення, виконання документа

 

72. Ім’я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки документа, наприклад:

Олена Петренко  26 23 29

          73. Після завершення роботи Р· документом проставляється відмітка РїСЂРѕ Р№РѕРіРѕ виконання. Відмітка РїСЂРѕ виконання документа свідчить РїСЂРѕ те,
що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова „До справи”, номер справи, посилання на дату
і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки
у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:

До справи в„– 01-04                                         До справи в„– 05-19 

або

         

Лист-РІС–РґРїРѕРІС–РґСЊ РІС–Рґ 17.01.2012                   Питання вирішено позитивно РїС–Рґ час

в„– РІРёС….415/01-04/12                                    телефонної СЂРѕР·РјРѕРІРё 

                                                                  04.02.2012

 

посада  РїС–РґРїРёСЃ Ініціал  ПРІЗВИЩЕ        посада  РїС–РґРїРёСЃ Ініціал ПРІЗВИЩЕ                                             

18.01.2012                                                05.02.2012

 

74. Р’ідмітка РїСЂРѕ надходження документа РІ апараті наноситься
за допомогою штрих-коду на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту
С” найменування установи вЂ“ РѕРґРµСЂР¶СѓРІР°С‡Р° документа, реєстраційний індекс, дата надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 141 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

 

Запис про державну реєстрацію

 

75. Запис про державну реєстрацію робиться щодо нормативно-правових актів райдержадміністрації, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів.

РќР° першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки РїСЂРѕ державну реєстрацію РїРѕРІРёРЅРЅРµ бути вільне місце                                          (60 С… 100 міліметрів) Сѓ верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

 

 

 

Складення деяких видів документів

Розпорядження та накази

 

76. Розпорядження та накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження та накази видаються з основних питань діяльності,
з кадрових питань.

77. Проекти розпоряджень з основних питань діяльності готуються
і подаються структурними підрозділами райдержадміністрації та її апарату,
а також територіальними органами центральних органів виконавчої влади
за дорученням голови райдержадміністрації чи за власною ініціативою.

Проекти розпоряджень та наказів з кадрових питань (про прийняття
на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, а також про відрядження тощо) готує
сектор управління персоналом апарату на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів райдержадміністрації та її апарату, конкретних документів (протоколів і рішень комісій), заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

78. Порядок внесення та розгляду проектів розпоряджень голови райдержадміністрації та наказів керівника апарату райдержадміністрації визначається регламентом Млинівської районної державної адміністрації.

Проекти розпоряджень  голови райдержадміністрації  та наказів керівника апарату (залежно РІС–Рґ змісту) візуються головним спеціалістом Р· питань  запобігання  та виявлення корупції  апарату райдержадміністрації.

79. РЇРєС‰Рѕ РІ процесі погодження РґРѕ проекту розпорядження вносяться істотні Р·РјС–РЅРё, РІС–РЅ підлягає повторному погодженню.

80. Р РѕР·РїРѕСЂСЏРґР¶РµРЅРЅСЏ підписуються головою районної державної адміністрації, накази – керівником апарату, Р° Сѓ разі С—С… відсутності – посадовою РѕСЃРѕР±РѕСЋ, СЏРєР° РІРёРєРѕРЅСѓС” С—С… РѕР±РѕРІ'СЏР·РєРё.

81. Розпорядження, які є нормативно-правовими актами, набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше не встановлено такими розпорядженнями, але не раніше дня їх офіційного опублікування.

82. Розпорядження (накази) оформляються на бланках розпорядження (наказу). Зміст розпорядження коротко викладається в заголовку,
який починається з прийменника „Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника („Про затвердження...”, „Про введення...”,
„Про створення...”) або іменника („Про підсумки...”, „Про заходи...”).

83. Текст розпорядження  (наказу) Р· питань РѕСЃРЅРѕРІРЅРѕС— діяльності райдержадміністрації та Р· кадрових питань (РѕСЃРѕР±РѕРІРѕРіРѕ складу) складається Р· преамбули С– розпорядчої частини.

84. У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина може починатися із слів „На виконання”,
„З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначається посилання на відповідний документ.

85. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти,
які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи – його виконавці, наприклад:

„головам сільських рад”,

„керівникам структурних підрозділів”.

86. Неконкретні („прискорити”, „поліпшити”, „активізувати”, „звернути увагу” тощо) та неконтрольні („довести до відома”, „ознайомити” тощо) доручення в розпорядженнях (наказах) не застосовуються.

87.  РџС–сля набрання чинності розпорядженням (наказом) внесення Р·РјС–РЅ
до нього, визнання його таким, що втратив чинність, чи скасування здійснюється лише шляхом видання нового розпорядження (наказу).

88. Розпорядження (наказ), яким вносяться зміни, оформлюється
з урахуванням таких вимог:

1) заголовок починається із слів „Про внесення змін до розпорядження (наказу)...” із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа,
до якого вносяться зміни;

2) розпорядча частина розпорядження (наказу) починається з пункту:

„1. Внести зміни до розпорядження (наказу)... :” у разі викладення змін
у тексті (розпорядження) наказу;

„1. Внести зміни до розпорядження (наказу)..., що додаються.” у разі викладення змін у вигляді окремого документа;

3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

„1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...”;

„2. Пункт 3 виключити”;

„1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...”;

„2) у підпункті 2 пункту 7 слова „у разі потреби” замінити словом „вимагається”.

89. У разі видання розпорядження (наказу) про визнання таким,
що втратив чинність, або скасування іншого розпорядження (наказу),
у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів „Визнати таким, що втратив чинність,...” або „Скасувати...” відповідно.

90. Контроль за виконанням завдань (доручень), зазначених
у розпорядженні (наказі), покладається на відділ документообігу і контролю апарату.

91. Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи,
до відома яких доводиться розпорядження (наказ), зазначаються у списку розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа
і передає до відділу документообігу і контролю апарату після підписання такого документа.

92. Р РѕР·РїРѕСЂСЏРґР¶РµРЅРЅСЏ (накази) Р· кадрових питань (РѕСЃРѕР±РѕРІРѕРіРѕ складу) оформляються Сѓ вигляді індивідуальних С– зведених. Р’ індивідуальних розпорядженнях (наказах) міститься інформація РїСЂРѕ РѕРґРЅРѕРіРѕ працівника,
у зведених – про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

93. Р—РјС–СЃС‚ індивідуального розпорядження (наказу) Р· кадрових питань (РѕСЃРѕР±РѕРІРѕРіРѕ складу) стисло викладається РІ заголовку, СЏРєРёР№ починається
з прийменника „Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: „Про призначення...”, „Про прийняття...”. У зведених розпорядженнях (наказах) може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: „Про кадрові питання”, „Про особовий склад”.

94. РЈ тексті розпоряджень Р· кадрових питань (РѕСЃРѕР±РѕРІРѕРіРѕ складу)
у констатуючій частині наводяться посилання на відповідні правові акти органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування. Тексти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) можуть не містити констатуючої частини.

95. Р РѕР·РїРѕСЂСЏРґС‡Р° частина розпорядження (наказу) Р· кадрових питань (РѕСЃРѕР±РѕРІРѕРіРѕ складу) починається, СЏРє правило, Р· дієслова Сѓ формі інфінітиву: „ПРИЙНЯТИ”, „ПРИЗНАЧИТИ”, „ПЕРЕВЕСТИ”, „ЗВІЛЬНИТИ”, „ВІДРЯДИТИ”, „НАДАТИ”, „ОГОЛОСИТИ” тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, РЅР° СЏРєРѕРіРѕ поширюється РґС–СЏ розпорядження (наказу), С– малими – С–Рј'СЏ, РїРѕ батькові та текст розпорядження (наказу).

96. РЈ розпорядженні (наказі) РїСЂРѕ призначення або звільнення працівника зазначається РїРѕРІРЅР° дата (число, місяць, СЂС–Рє) фактичного РІРёС…РѕРґСѓ працівника РЅР° роботу (припинення трудових РІС–РґРЅРѕСЃРёРЅ), СЂРѕР·РјС–СЂРё Р№РѕРіРѕ посадового окладу РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРѕ РґРѕ штатного СЂРѕР·РїРёСЃСѓ, надбавок та доплат.

97.  РЈ зведених розпорядженнях (наказах) Р· кадрових питань (РѕСЃРѕР±РѕРІРѕРіРѕ складу) РґРѕ розпорядчої частини включається інформація,
що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження (наказу) не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У зведених розпорядженнях (наказах) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

98. РЎРїС–льне розпорядження установ РѕРґРЅРѕРіРѕ СЂС–РІРЅСЏ оформляється РЅР° чистих аркушах паперу формату Рђ4 (210 С… 297 міліметрів). Державний Герб України РїС–Рґ час оформлення таких розпоряджень РЅРµ відтворюється. Найменування установ розміщуються РЅР° РѕРґРЅРѕРјСѓ СЂС–РІРЅС–, Р° назва РІРёРґСѓ документа – посередині. Дата спільного розпорядження РїРѕРІРёРЅРЅР° бути єдиною, відповідати даті останнього РїС–РґРїРёСЃСѓ, Р° реєстраційний індекс документа – складатися Р· реєстраційних індексів, СЏРєС– проставляються через правобічну похилу СЂРёСЃРєСѓ РІ послідовності підписання розпорядження керівниками установ. РџС–РґРїРёСЃРё керівників установ розташовуються нижче тексту РЅР° РѕРґРЅРѕРјСѓ СЂС–РІРЅС–
і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних розпоряджень повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

99. РџРѕСЂСЏРґРѕРє підготовки розпоряджень нормативно-правового характеру, СЏРєС–, РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРѕ РґРѕ законодавства, підлягають державній реєстрації РІ Головному територіальному управлінні юстиції Сѓ Рівненській області, встановлюється Положенням РїСЂРѕ державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств, інших органів виконавчої влади, затвердженим РїРѕСЃС‚ановою Кабінету Міністрів України РІС–Рґ 28 РіСЂСѓРґРЅСЏ 1992 СЂРѕРєСѓ в„– 731та РїРѕСЂСЏРґРєРѕРј подання нормативно-правових актів РЅР° державну реєстрацію, визначеним РњС–РЅ'юстом.

100. Р РѕР·РїРѕСЂСЏРґР¶РµРЅРЅСЏ та накази нумеруються Сѓ РїРѕСЂСЏРґРєСѓ С—С… видання
у межах календарного року; розпорядження та накази з основної діяльності,
Р· кадрових питань та Р· питань відряджень мають окрему РїРѕСЂСЏРґРєРѕРІСѓ нумерацію. РџСЂРё цьому розпорядження Р· кадрових питань (РѕСЃРѕР±РѕРІРѕРіРѕ складу) позначаються літерою  вЂћРєвЂќ, Р· питань відряджень – „в”. Накази керівника апарату райдержадміністрації Р· кадрових питань позначаються літерою „к”, Р· питань відряджень – літерою „в”.

101.  РљРѕРїС–С— розпоряджень та наказів засвідчуються печаткою „Загальний                 відділ” С– надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. РЎРїРёСЃРѕРє розсилки складається С– підписується працівником, СЏРєРёР№ Р№РѕРіРѕ склав.

 

Протоколи

 

102. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в апараті рішень комісіями, дорадчими органами, робочими групами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

103. РџСЂРѕС‚околи можуть складатися РІ РїРѕРІРЅС–Р№ або стислій формі.
У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення,

а не хід обговорення питань.

104. РџСЂРѕС‚РѕРєРѕР» оформляється РЅР° чистому аркуші паперу формату                    Рђ4 (210 С… 297 міліметрів) Р· поздовжнім розташуванням реквізитів.

105. Р”атою протоколу С” дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька РґРЅС–РІ, через тире зазначаються перший С– останній РґРЅС– засідання.

106. Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо
Р·Р° кожною РіСЂСѓРїРѕСЋ протоколів засідання РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРѕС— РєРѕРјС–СЃС–С—, колегії,  дорадчого органу, робочої РіСЂСѓРїРё тощо.

107. У реквізиті „місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

108. Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (колегія, комісія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

109. РўРµРєСЃС‚ протоколу складається Р· вступної та РѕСЃРЅРѕРІРЅРѕС— частин.

110. РЈ вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, Р° також присутніх РѕСЃС–Р±.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища, імена та по батькові присутніх постійних членів колегіального органу, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається
до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих
РЅР°  засіданні питань, що розміщені Сѓ РїРѕСЂСЏРґРєСѓ С—С… розгляду С–Р· зазначенням доповідача Р· кожного питання. РџРѕСЂСЏРґРѕРє денний дається наприкінці вступної частини.

Слова „Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами
і друкується з абзацу. Формулювання питань порядку денного починається
з прийменника „Про”.

111. РћСЃРЅРѕРІРЅР° частина протоколу складається Р· розділів, СЏРєС– РїРѕРІРёРЅРЅС– відповідати пунктам РїРѕСЂСЏРґРєСѓ денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами С– будуються Р·Р° такою схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

112. РџС–сля слова „СЛУХАЛИ” зазначається текст виступу РѕСЃРЅРѕРІРЅРѕРіРѕ доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються Р· РЅРѕРІРѕРіРѕ СЂСЏРґРєР°. Текст виступу викладається Сѓ третій РѕСЃРѕР±С– РѕРґРЅРёРЅРё.

113. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: „Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.

114. РџС–сля слова „ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих РѕСЃС–Р±,
що взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців
у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей
на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

115. РџС–сля слова „ВИРІШИЛИ” („УХВАЛИЛИ”, „ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення Р· обговорюваного питання РїРѕСЂСЏРґРєСѓ денного. Рішення РїРѕРІРёРЅРЅРµ бути конкретним С– включати складові, що відповідають
на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами
з дужкою.

116. РЈ разі коли РЅР° засіданні приймається рішення РїСЂРѕ затвердження документа, СЏРєРёР№ обговорювався РЅР° засіданні, цей документ додається
до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу.
Р—Р° наявності інших документів, що розглядалися РЅР° засіданні та факт обговорення СЏРєРёС… було зафіксовано Сѓ тексті протоколу, РІРѕРЅРё нумеруються арабськими цифрами  (Додаток 1, Додаток 2). РЈ РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРёС… пунктах протоколу робиться посилання РЅР° ці додатки.

Реквізит „Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.

117. РџСЂРѕС‚РѕРєРѕР» підписується головуючим РЅР° засіданні колегіального органу та секретарем.

118. РљРѕРїС–С— протоколів або витяги Р· РЅРёС… засвідчуються печаткою "Загальний  РІС–РґРґС–Р»"  С– надсилаються Сѓ разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. РЎРїРёСЃРѕРє розсилки складає С– РїС–РґРїРёСЃСѓС” секретар.

 

Службові листи

 

119. Службові листи складаються з метою обміну інформацією
між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні та супровідні листи.

120. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

121. Р›РёСЃС‚ має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання
на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст
(основний реквізит службового листа), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

122. Датою листа С” дата реєстрації РІРёС…С–РґРЅРѕС— кореспонденції Сѓ відділі документообігу С– контролю  апарату райдержадміністрації

123. Текст листа викладається від першої особи множини
з використанням слів: „просимо повідомити...”, „роз'яснюємо, що...” або від третьої особи однини – „райдержадміністрація інформує...”, „________ вважає за доцільне”.

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається
від першої особи однини – „прошу...”, „пропоную...”.

124. Службові листи підписуються відповідно до пункту 46 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

125. РЎР»СѓР¶Р±РѕРІРёР№ лист РІС–Р·СѓС” працівник, СЏРєРёР№ створив документ, керівник структурного підрозділу апарату, РІ СЏРєРѕРјСѓ Р№РѕРіРѕ створено, Сѓ разі потреби (якщо РІ листі порушуються важливі та принципові питання) – керівники заінтересованих структурних підрозділів райдержадміністрації, Р° також заступник голови райдержадміністрації РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРѕ РґРѕ розподілу функціональних повноважень (якщо лист повинен підписувати голова райдержадміністрації).

 

Документи до засідань колегіальних органів

 

126. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії районної державної адміністрації проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положенням про колегію районної державної адміністрації.

127. Р—асідання колегії районної державної проводяться РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРѕ
до затверджених планів та у разі потреби.

Затверджений план розгляду питань на засіданнях колегії районної державної адміністрації на відповідний рік доводиться до відома членів колегії райдержадміністрації і керівників окремих структурних підрозділів апарату райдержадміністрації. Додаткові питання до плану засідань колегії райдержадміністрації можуть бути включені за рішенням її голови
на підставі службової записки першого заступника, заступника, керівника апарату райдержадміністрації.

Р’С–РґРґС–Р» організаційної роботи, інформаційного забезпечення та комунікацій Р· громадськістю апарату готує план підготовки проведення засідання колегії райдержадміністрації Сѓ РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРѕРјСѓ місяці, Сѓ СЏРєРѕРјСѓ зазначаються питання, що РїРѕРІРёРЅРЅС– розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу, установи, що готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів та С—С… надсилання.    

Керівники структурних підрозділів райдержадміністрації та її апарату, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади завчасно подають для включення до плану роботи колегії райдержадміністрації перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.

128. Р”окументи Р· питань, що вносяться РЅР° розгляд колегії райдержадміністрації, РїРѕРІРёРЅРЅС– подаватися РЅРµ пізніше РЅС–Р¶ Р·Р° Рї'ять РґРЅС–РІ
до її засідання, а у разі проведення позачергового засідання – не пізніше
ніж за один день. Зазначені документи містять:

інформацію Р· обговорюваного питання Р· викладенням обґрунтованих РІРёСЃРЅРѕРІРєС–РІ С– пропозицій; 

проект розпорядження (доручення) голови райдержадміністрації, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів райдержадміністрації та її апарату та інших установ;

список осіб, які запрошуються на колегію, із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові (в алфавітному порядку), місця роботи і займаних посад;

список осіб, які виступатимуть, із зазначенням відведеного часу
на доповідь, співдоповідь, інформування;

інші документи, необхідні для розгляду питань (об’єктивки на осіб,
що звітують, таблиці, діаграми тощо).

129. РџСЂРѕС‚околи засідань колегії райдержадміністрації С– документи
до них зберігаються у відділі організаційної роботи, інформаційного забезпечення та комунікацій з громадськістю апарату райдержадміністрації.

130. РЈ разі проведення закритого засідання колегії райдержадміністрації (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється Р· дотриманням РїРѕСЂСЏРґРєСѓ роботи Р· документами, що містять інформацію Р· обмеженим доступом.

131.  Р’С–РґРґС–Р» організаційної роботи, комунікацій Р· громадськістю та зв’язків С–Р· засобами масової  інформації апарату Р·РґС–Р№СЃРЅСЋС” контроль Р·Р° своєчасним поданням документів РЅР° розгляд колегії райдержадміністрації та перевіряє С—С… РЅР° наявність Сѓ РїРѕРІРЅРѕРјСѓ РѕР±СЃСЏР·С– та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків,
до розгляду не приймаються.

Підготовка документів до засідань інших колегіальних органів здійснюється відповідно до положень про ці органи.

132. РџСЂРѕС‚РѕРєРѕР» кожного засідання колегії райдержадміністрації складається відділом організаційної роботи, комунікацій Р· громадськістю та Р·РІ'СЏР·РєС–РІ С–Р· засобами масової  інформації апарату Р· урахуванням РІРёРјРѕРі, зазначених Сѓ пунктах 102 вЂ“ 118 цієї Інструкції.

133. Р С–шення колегії райдержадміністрації реалізуються шляхом видання розпоряджень, доручень голови райдержадміністрації. РЈ разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися РєРѕРїС–С— протоколів або витягів Р· РЅРёС…. Витяги Р· протоколів оформлюються РЅР° РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРѕРјСѓ бланку
і засвідчуються
печаткою "Загальний відділ".

 

 

Документи про службові відрядження

134. РЎР»СѓР¶Р±РѕРІС– відрядження працівників апарату передбачаються Сѓ планах роботи структурних підрозділів апарату РІ межах кошторисних призначень РЅР° РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРёР№ СЂС–Рє.

У разі направленні працівника у відрядження, керівником структурного підрозділу апарату, в якому працює працівник, готується службова записка на ім'я керівника апарату райдержадміністрації, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Службова записка разом Р· проектом наказу РїСЂРѕ відрядження передається  РєРµСЂС–РІРЅРёРєСѓ апарату райдержадміністрації, СЏРє правило, РЅРµ пізніше РЅС–Р¶ Р·Р° три РґРѕР±Рё РґРѕ початку відрядження. Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 8).

135. РџС–сля повернення Р· відрядження працівник готує та подає
у триденний строк письмовий звіт про результати виконання завдання та звіт про використання коштів.

Керівник структурного підрозділу апарату підтверджує виконання завдання і візує звіт, після чого його затверджує керівник апарату райдержадміністрації.

 

 

 

 

ІІІ. Організація документообігу та виконання документів

 

              Р’РёРјРѕРіРё щодо раціоналізації документообігу

 

136. Р”окументи, створені Сѓ паперовій формі, проходять С– опрацьовуються РІ апараті РЅР° єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу С–Р· документами, зареєстрованими та надісланими через систему взаємодії органів виконавчої влади РІ електронній формі.

137. Р•С„ективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в апараті найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій
з документами в одному місці;

усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.

138.  РџРѕСЂСЏРґРѕРє документообігу РІ апараті регламентується цією Інструкцією, регламентом Млинівської районної державної адміністрації, положеннями РїСЂРѕ структурні підрозділи апарату, посадовими інструкціями працівників апарату.

 

                 Приймання та первинне опрацювання документів

139. Доставка документів в райдержадміністрацію здійснюється з використанням засобів поштового зв'язку, через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ), а також може здійснюватися кур'єрською
та фельд'єгерською службою.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

140. РЈСЃС– документи, що надходять РґРѕ райдержадміністрації, приймаються централізовано Сѓ відділі документообігу С– контролю апарату.

141. РЈ відділі документообігу С– контролю  Р°РїР°СЂР°С‚Сѓ розкриваються РІСЃС– конверти, Р·Р° винятком тих, що мають напис „особисто”.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

142. У разі надходження кореспонденції з відміткою „Терміново” фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

143. РљРѕРЅРІРµСЂС‚Рё зберігаються С– додаються РґРѕ документів Сѓ разі, коли лише Р·Р° конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли Сѓ конверті відсутні окремі документи
чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним
на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі,
або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа,
що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка
у поштовому реєстрі.

РЈ разі відсутності, нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело РґРѕ неможливості прочитання тексту документа, складається акт Сѓ РґРІРѕС… примірниках, РѕРґРёРЅ Р· СЏРєРёС… надсилається відправникові, Р° інший Р·Р±РµСЂС–гається Сѓ відділі документообігу С– контролю апарату.

144. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який вже надійшов у електронній формі через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

 

Попередній розгляд документів

145. Всі вхідні документи підлягають попередньому розгляду
у відділі документообігу і контролю апарату.

146. Електронний документ, що надійшов до веб-модуля системи взаємодії установи, вважається доставленим адресату.

Під час попереднього розгляду документа визначається:

чи має документ бути допущений до реєстрації;

чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).

147. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день надходження або не пізніше 10 години наступного робочого дня у разі
їх надходження після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові
та неробочі дні. Доручення установ вищого рівня розглядаються першочергово.

148. РћР±РѕРІ'СЏР·РєРѕРІРѕРјСѓ розгляду головою райдержадміністрації підлягають акти органів державної влади, доручення вищих посадових РѕСЃС–Р±, Р° також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, доручення (листи) установ вищого СЂС–РІРЅСЏ; рішення органів місцевого самоврядування, Р° також  найважливіші документи, СЏРєС– містять інформацію Р· РѕСЃРЅРѕРІРЅРёС… питань діяльності райдержадміністрації С– потребують вирішення безпосередньо головою райдержадміністрації.

149. РџС–Рґ час попереднього розгляду документів необхідно керуватися регламентом Млинівської районної державної адміністрації, розподілом функціональних повноважень керівництва Млинівської районної державної адміністрації  та положеннями РїСЂРѕ апарат Млинівської районної державної адміністрації, С—С— структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ.

150. РќР° стадії попереднього розгляду здійснюється РІС–РґР±С–СЂ документів, що РЅРµ підлягають реєстрації відділом документообігу С– контролю  Р°РїР°СЂР°С‚Сѓ (додаток 7), Р° також таких, що передаються структурним підрозділам райдержадміністрації та С—С— апарату.

 

Реєстрація документів

151. Р РµС”страція документів полягає Сѓ веденні запису облікових даних РїСЂРѕ документ Р·Р° встановленою реєстраційною формою, СЏРєРёРј фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення
на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів проводиться
з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

152. Р’ автоматизованій формі реєстрації РІСЃС–С… категорій документів (РІС…С–РґРЅРёС…, РІРёС…С–РґРЅРёС…, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка (додаток 9) С–Р· зазначенням РѕР±РѕРІ'СЏР·РєРѕРІРёС… реквізитів (додаток 10). РЈ разі потреби перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки може бути доповнено.

 153. Р РµС”страція актів органів державної влади, доручень вищих посадових РѕСЃС–Р±, Р° також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли РЅР° розгляд голови райдержадміністрації, заступників голови райдержадміністрації та керівника апарату, листів Р·Р° РїС–РґРїРёСЃРѕРј голови райдержадміністрації, Р№РѕРіРѕ заступників та керівника апарату проводиться централізовано відділом  РґРѕРєСѓРјРµРЅС‚РѕРѕР±С–РіСѓ С– контролю апарату.

Реєстрація розпоряджень голови райдержадміністрації Р· РѕСЃРЅРѕРІРЅРёС… питань діяльності, Р· кадрових питань, Р· питань відряджень та наказів керівника апарату райдержадміністрації проводиться Сѓ відділі  РґРѕРєСѓРјРµРЅС‚РѕРѕР±С–РіСѓ С– контролю апарату.

Реєстрації підлягають також документи, створені в апараті (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

154. Р”окументи  СЂРµС”струються  Р»РёС€Рµ РѕРґРёРЅ раз: РІС…С–РґРЅС– – Сѓ день надходження або РЅРµ пізніше наступного РґРЅСЏ, якщо документ надійшов
у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.

155. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі
не проставляється.

156. Р”окументи реєструються Р·Р° групами залежно РІС–Рґ назви РІРёРґСѓ, автора
і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України,
що надійшли до апарату;

розпорядження голови райдержадміністрації з основних питань діяльності райдержадміністрації;

розпорядження голови райдержадміністрації з кадрових питань;

розпорядження голови райдержадміністрації Р·  питань відряджень;

накази керівника апарату з кадрових питань;

накази керівника апарату з питань відряджень;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

157. Р’ апараті застосовуються журнальна та автоматизована форми реєстрації документів.

158.  Реєстрація документів РІ апараті райдержадміністрації здійснюється РІ системі електронного документообігу, РґРµ формується банк реєстраційних даних РІ електронному вигляді, Р·Р° РґРѕРїРѕРјРѕРіРѕСЋ СЏРєРѕРіРѕ працівники забезпечуються інформацією РїСЂРѕ РІСЃС– документи С– місце С—С… розташування.

 

Організація передачі документів та їх виконання

159. Р—ареєстровані документи передаються РЅР° розгляд керівництва райдержадміністрації РІ день С—С… надходження або наступного робочого РґРЅСЏ
Сѓ разі надходження документів після 17 РіРѕРґРёРЅРё. Акти органів державної влади, доручення вищих посадових РѕСЃС–Р±,  запити,  звернення,   Р°    також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить РІС–Рґ установ вищого СЂС–РІРЅСЏ, передаються РЅР° розгляд невідкладно.

 160. Р”окументи, розглянуті головою райдержадміністрації, першим заступником, заступником голови райдержадміністрації, керівником апарату повертаються Р· РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРѕСЋ резолюцією відділу документообігу С– контролю   Р°РїР°СЂР°С‚Сѓ, СЏРєРёР№ Р·РґС–Р№СЃРЅСЋС” передачу документів РЅР° виконання.

161. Р”окумент, виконавцями СЏРєРѕРіРѕ С” кілька структурних підрозділів, передається виконавцям одночасно Сѓ вигляді РєРѕРїС–Р№ Р· передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному РІ резолюції першим.

162. Р¤Р°РєС‚ передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРѕС— відмітки РІ реєстраційно-контрольній картці
із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

163. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого
в обов'язковому порядку здійснюється через відділ документообігу і контролю апарату, в якому було зареєстровано документ. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це
відділу контролю апарату.

164. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу
до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток
Сѓ реєстраційних формах, СЏРєС– веде РІС–РґРґС–Р» документообігу С– контролю  Р°РїР°СЂР°С‚Сѓ.

165. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені
у розпорядчому документі, резолюції керівника, та працівники,
яким безпосередньо доручено його виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні
та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про
це керівника, який надав доручення.

166. Р’иконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту РІС–РґРїРѕРІС–РґС– РЅР° документ чи РЅРѕРІРѕРіРѕ документа, Р№РѕРіРѕ оформлення, погодження, подання для підписання  (затвердження) голові райдержадміністрації, першому заступнику, заступнику голови, РєРµСЂС–РІРЅРёРєСѓ апарату райдержадміністрації.

167. РџРµСЂРµРґ поданням проекту документа РЅР° РїС–РґРїРёСЃ голові райдержадміністрації, першому заступнику, заступнику голови, керівнику апарату райдержадміністрації, працівник, СЏРєРёР№ підготував документ, Р·РѕР±РѕРІ'язаний перевірити правильність Р№РѕРіРѕ складення та оформлення, посилання РЅР° нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних РІС–Р· С– додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

168. РЇРєС‰Рѕ документ надсилається РґРѕ кількох установ, після Р№РѕРіРѕ реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості РїСЂРёРјС–СЂРЅРёРєС–РІ.

169. РџСЂР°С†С–РІРЅРёРє, відповідальний Р·Р° виконання документа, Сѓ разі відпустки, відрядження, звільнення Р·РѕР±РѕРІ'язаний передати іншому працівникові Р·Р° погодженням С–Р· СЃРІРѕС—Рј безпосереднім керівником СѓСЃС– невиконані документи та поінформувати РІС–РґРґС–Р» документообігу С– контролю апарату РїСЂРѕ передачу документів, виконання СЏРєРёС… перебуває РЅР° контролі, іншому виконавцеві.

 

 

Організація моніторингу виконання документів

 

170. РљРѕРЅС‚роль Р·Р° виконанням документів РІ апараті здійснюється
з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

171. РљРѕРЅС‚роль здійснюється Р·Р° виконанням СѓСЃС–С… зареєстрованих документів, Сѓ СЏРєРёС… встановлено завдання, Р° також виконання СЏРєРёС… підлягає РѕР±РѕРІ'СЏР·РєРѕРІРѕРјСѓ контролю, Р·Р° переліком документів, затвердженим головою райдержадміністрації.

Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва райдержадміністрації, запити на інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, здійснює перший заступник, заступник голови, керівник апарату райдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень.

Безпосередній контроль Р·Р° виконанням документів РІ апараті покладається РЅР° РІС–РґРґС–Р» документообігу С–  РєРѕРЅС‚ролю апарату.

У структурних підрозділах райдержадміністрації безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна
за діловодство.

172. РЎС‚СЂРѕРє виконання документа може встановлюватися Сѓ нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівника. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються РІ календарних РґРЅСЏС… починаючи Р· дати підписання (реєстрації), Р° РІС…С–РґРЅРёС… – Р· дати надходження (реєстрації).

173. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 11.

Індивідуальні строки встановлюються головою райдержадміністрації, його заступниками та керівником апарату.

174. Р”окументи, РІ СЏРєРёС… строк виконання РЅРµ зазначено,
які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.

175. РЇРєС‰Рѕ завдання потребує термінового виконання, Сѓ тексті завдання РѕР±РѕРІ'СЏР·РєРѕРІРѕ зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

176. РЎРїС–ввиконавці Р·РѕР±РѕРІ'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається
без погодження з іншими структурними підрозділами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається
не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку.

177. РџСЂРѕРїРѕР·РёС†С–СЏ щодо продовження строку виконання завдань, визначених Верховною Радою України або Президентом України,
що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату  Кабінету Міністрів України разом Р· проектом листа, адресованого РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРѕ керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, Р·Р° СЃС–Рј РґРЅС–РІ РґРѕ закінчення встановленого строку.

178. Безпосередній контроль виконання документа проводиться
на підставі резолюції
голови райдержадміністрації, першого заступника, заступника голови, керівника апарату райдержадміністрації.

179. Р РµС”страційно-контрольні картки документів, що перебувають
РЅР° контролі, групуються РІ картотеці Р·Р° строками виконання документів виконавцями або кореспондентами, групами документів (доручення вищих органів влади, розпорядження голови  РѕР±Р»РґРµСЂР¶Р°РґРјС–ністрації, розпорядження голови райдержадміністрації тощо).

180. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-контрольна картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

181. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту
по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу – виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу „Контрольні відмітки”.

182. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ Р· контролю може тільки голова райдержадміністрації, перший заступник голови, заступник голови, керівник апарату райдержадміністрації, СЏРєС– встановили контрольний строк Сѓ резолюції, або Р·Р° С—С… дорученням РІС–РґРґС–Р» документообігу контролю. Документи Р· типовими строками виконання знімаються Р· контролю Р·Р° рішенням відділу документообігу С–  РєРѕРЅС‚ролю апарату.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться
до реєстраційно-контрольної картки.

Відділом документообігу С–  РєРѕРЅС‚ролю апарату щомісяця надсилається виконавцям план контролю виконання документів органів влади вищого СЂС–РІРЅСЏ та голови райдержадміністрації.

183. Р†РЅС„ормація РїСЂРѕ результати виконання взятих РЅР° контроль документів узагальнюється станом РЅР° перше число кожного місяця
і подається керівництву райдержадміністрації у вигляді зведень
про виконання документів (додаток 12).

 

Інформаційно-довідкова робота з документами

 

184. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.

185. Р’ апараті пошук конкретного документа здійснюється РІ системі електронного документообігу Р·Р° реквізитами (заголовок, назва РІРёРґСѓ документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо)
або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

 

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

 

186. Р’РёС…С–РґРЅС– документи надсилаються адресатам Р· використанням засобів поштового Р·РІ'СЏР·РєСѓ, електрозв'СЏР·РєСѓ, Р° також доставляються РєСѓСЂ'єрською, фельд'єгерською службою та через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

187. РћРїСЂР°С†СЋРІР°РЅРЅСЏ документів для відправлення поштовим Р·РІ'СЏР·РєРѕРј здійснюється відділом документообігу С– контролю апарату РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРѕ РґРѕ Правил надання послуг поштового Р·РІ'СЏР·РєСѓ.

188. Р’РёС…С–РґРЅС– документи опрацьовуються С– надсилаються централізовано РІ день С—С… надходження РІС–Рґ структурних підрозділів – виконавців
або не пізніше наступного робочого дня.

189. РќРµ допускається:

 РЅР°РґСЃРёР»Р°РЅРЅСЏ або передача документів без С—С… реєстрації Сѓ відділі документообігу С– контролю апарату;

дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано
в електронній формі через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

190. РџС–Рґ час приймання РІС–Рґ виконавців РІРёС…С–РґРЅРёС… документів працівники відділу документообігу С– контролю апарату Р·РѕР±РѕРІ'язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому
всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках
РґРѕ РЅСЊРѕРіРѕ;

наявність віз на примірнику вихідного документа, що залишається
у справах апарату;

наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

191. РќР° оригіналах документів, СЏРєС– підлягають поверненню,
на верхньому правому полі першої сторінки ставиться відмітка „Підлягає поверненню”.

192. Р”окументи, що надсилаються одночасно РѕРґРЅРѕРјСѓ С– тому Р¶ адресатові, вкладаються РІ РѕРґРёРЅ конверт (упакування). РќР° конверті проставляються реєстраційні індекси РІСЃС–С… документів, СЏРєС– містяться
у конверті.

193. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.

194. Р”окументи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам РїС–Рґ СЂРѕР·РїРёСЃРєСѓ Сѓ РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅС–Р№ РєРЅРёР·С–.

195. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюється
Р·Р° вказівкою посадової РѕСЃРѕР±Рё, СЏРєР° підписала документ, або начальника відділу  РґРѕРєСѓРјРµРЅС‚РѕРѕР±С–РіСѓ С– контролю апарату.
У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.

196. Структурні підрозділи та окремі виконавці Р·РѕР±РѕРІ'язані передавати РІРёС…С–РґРЅС– документи та інші поштові відправлення РІ РІС–РґРґС–Р» документообігу С– контролю  Р°РїР°СЂР°С‚Сѓ РґРѕ 16 РіРѕРґРёРЅРё.

 

IV. РЎРёСЃС‚ематизація та зберігання документів Сѓ діловодстві

Складення номенклатури справ

197. РќРѕРјРµРЅРєР»Р°С‚СѓСЂР° справ вЂ“ С†Рµ систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються РІ апараті, С–Р· зазначенням строків зберігання РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРёС… справ (додатки 13, 14).

198. Зведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації складається Сѓ чотирьох примірниках, РЅР° кожному Р· СЏРєРёС… повинен бути заповнений РіСЂРёС„ погодження Р· Державним  архівом Рівненської області. Перший (недоторканний) РїСЂРёРјС–СЂРЅРёРє зведеної номенклатури справ зберігається Сѓ  РІС–дділі  РґРѕРєСѓРјРµРЅС‚РѕРѕР±С–РіСѓ С– контролю апарату,  РґСЂСѓРіРёР№ використовуються цим відділом СЏРє робочий, третій використовується РІ архіві апарату райдержадміністрації для здійснення контролю Р·Р° формуванням справ Сѓ структурних підрозділах апарату, четвертий – надсилається РґРѕ архівного відділу райдержадміністрації.

199. Структурні підрозділи апарату отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ апарату райдержадміністрації для використання у роботі.

200. Р—ведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації щороку (РЅРµ пізніше РіСЂСѓРґРЅСЏ) уточнюється та вводиться РІ РґС–СЋ Р· 01 січня наступного календарного СЂРѕРєСѓ.

201. РЇРє РґРѕ номенклатури справ структурного підрозділу,
так і до зведеної номенклатури справ апарату райдержадміністрації включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи,
яка документується в апараті, зокрема справи постійних та тимчасово діючих робочих груп, комісій тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

202. Р“рафи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу апарату (за штатним розписом) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 02-12, де 02 – індекс відділу,
12 – РїРѕСЂСЏРґРєРѕРІРёР№ номер справи. Р—Р° наявності Сѓ справі томів (частин) індекс ставиться РЅР° кожному томі, наприклад: С‚. 1, С‚. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин). Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань („різні матеріали”, „загальне листування”, „вхідна кореспонденція”, „вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів
і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна.

Документи формуються у справи на основі окремої ознаки
або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються
у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал,
книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи,
 Р°РєС‚Рё тощо); автор документів (найменування установи,
структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи);
короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа;
дата (період), РґРѕ СЏРєРѕС— належать документи справи; вказівки РЅР° наявність РєРѕРїС–Р№ документів Сѓ справі   (Сѓ разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін „справа”, наприклад: „Особова справа”, „Персональна справа”.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання,
РЅРµ РїРѕРІ'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін „документи”,  Р° після РЅСЊРѕРіРѕ РІ дужках зазначаються РѕСЃРЅРѕРІРЅС– РІРёРґРё документів справи, наприклад: „Документи (плани, РґРѕРІС–РґРєРё) РїСЂРѕ вивчення стану діловодства Сѓ  РІРёРєРѕРЅР°РІС‡РёС… комітетах сільських рад”.

Термін „документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи – додатки до будь-якого нормативно-правового акта
або розпорядчого документа райдержадміністрації.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: „Розпорядження голови Млинівської районної державної адміністрації”.

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: „Листування з Рівненською облдержадміністрацією про затвердження і зміну штатного розпису”.

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються,
а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: „Листування
з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення”.

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: „Листування
про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників
відповідальних за ведення діловодства”.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. РџР»Р°РЅ РѕСЃРЅРѕРІРЅРёС… організаційних заходів РЅР° 2012 СЂС–Рє.

2. Р—РІС–С‚ РїСЂРѕ використання бюджетних коштів Р·Р° 2012 СЂС–Рє.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи із зазначенням номера тому.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів,
які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи
також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 „Примітка” робляться позначки про перехідні справи;
про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву апарату чи інших установ для їх продовження тощо.

 

Формування справ

 

203. Формування справ – це групування виконаних документів
у справи відповідно до номенклатури справ.

204. Під час формування справ не допускається включення
до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів,
що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 – 40 міліметрів завтовшки).

205. Документи групуються у справи в хронологічному
та/або логічному порядку.

206. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

207. Розпорядження, накази з питань основної діяльності, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження та накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

208. Документи засідань колегії райдержадміністрації групуються
в одну справу: протоколи і документи до них (порядок денний, список запрошених, доповіді, довідки, проекти рішень тощо).

209. РџСЂРѕС‚околи засідань колегіальних органів групуються Сѓ справи
в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.

210. Р”оручення установ вищого СЂС–РІРЅСЏ С– документи, РїРѕРІ'язані
з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності апарату.

211. Р—атверджені плани, звіти, кошториси групуються Сѓ справи окремо РІС–Рґ проектів цих документів.

212. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

213. Особові справи державних службовців формуються у порядку, визначеному Національним агентством України з питань державної служби.

214. Р РѕР·СЂР°С…СѓРЅРєРѕРІРѕ-платіжні відомості (РѕСЃРѕР±РѕРІС– рахунки) працівників апарату систематизуються РІ межах СЂРѕРєСѓ Р·Р° прізвищами РІ алфавітному РїРѕСЂСЏРґРєСѓ, Р° відомості РЅР° виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) щомісяця Р·Р° СЂС–Рє.

215. РњРµС‚одичне керівництво С– контроль Р·Р° формуванням справ РІ апараті здійснюється відділом документообігу С– контролю апарату райдержадміністрації.

 

Зберігання документів в апараті

 

216. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву апарату райдержадміністрації зберігаються за місцем їх створення. Розпорядження та накази зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо – за місцем створення.

217.  РљРµСЂС–РІРЅРёРєРё структурних підрозділів апарату Р·РѕР±РѕРІ'язані забезпечувати зберігання документів С– справ.

218. У робочих кімнатах справи зберігаються у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

219.  РўРµС…нічні записи засідань колегії райдержадміністрації зберігаються Сѓ відділі   РѕСЂРіР°РЅС–заційної роботи, інформаційної роботи та  комунікацій Р· громадськістю апарату.

220. Р’идача справ Сѓ тимчасове користування Р· архіву апарату працівникам структурних підрозділів апарату здійснюється Р· дозволу керівника структурного підрозділу, РІ СЏРєРѕРјСѓ було сформовано справу, відділу документообігу С– контролю, іншим установам – Р· РїРёСЃСЊРјРѕРІРѕРіРѕ дозволу керівника апарату райдержадміністрації. РќР° видану справу складається картка-замінник. РЈ картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата С—С— видачі, РѕСЃРѕР±Р°, СЏРєС–Р№ справу видано, дата С—С— повернення, РїС–РґРїРёСЃ. РЈ РєРЅРёР·С– видачі справ робиться РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРёР№ запис.

221. РќР°РґР°РЅРЅСЏ справ Сѓ тимчасове користування здійснюється РЅРµ більш СЏРє РЅР° РѕРґРёРЅ місяць.

222. Р’илучення документів С–Р· справи постійного зберігання забороняється. РЈ виняткових випадках вилучення документів допускається
з дозволу керівника апарату райдержадміністрації з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

 

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

 

223. РџСЂРѕРІРµРґРµРЅРЅСЏ експертизи цінності документів полягає Сѓ всебічному С—С… вивченні Р· метою внесення РґРѕ Національного архівного фонду
або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів,
що не підлягають внесенню до зазначеного Фонду.

224. Р”ля організації та проведення експертизи цінності документів
в апараті утворюється постійно діюча експертна комісія.

225. РџС–Рґ час проведення експертизи цінності документів здійснюється РІС–РґР±С–СЂ документів постійного та тривалого (понад 10 СЂРѕРєС–РІ) зберігання
для передачі до архіву апарату райдержадміністрації, вилучення
для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання
яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

226. Р’С–РґР±С–СЂ документів постійного зберігання здійснюється РЅР° підставі типового переліку документів С–Р· строками зберігання, номенклатури справ апарату райдержадміністрації шляхом перегляду кожного аркуша справи. Доручення органів влади вищого СЂС–РІРЅСЏ, що надійшли РґРѕ установи Сѓ вигляді паперової РєРѕРїС–С—, РЅРµ можуть бути відібрані СЏРє документи постійного чи тривалого (понад 10 СЂРѕРєС–РІ) зберігання.

227. Р—Р° результатами експертизи цінності документів РІ апараті складаються РѕРїРёСЃРё справ постійного, тривалого (понад 10 СЂРѕРєС–РІ) зберігання,
з кадрових питань
(особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додатки 15, 16).

228. Р—ведені РѕРїРёСЃРё справ постійного, тривалого (понад 10 СЂРѕРєС–РІ) зберігання та Р· кадрових питань (РѕСЃРѕР±РѕРІРѕРіРѕ складу) та акт РїСЂРѕ вилучення для знищення документів, РЅРµ віднесених РґРѕ Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією апарату райдержадміністрації одночасно. Після затвердження акта установа має право знищити визначені РЅРёРј документи.

         229. РђРєС‚ РїСЂРѕ вилучення для знищення документів складається щодо документів, РЅРµ внесених РґРѕ Національного архівного фонду, РЅР° справи всієї установи. Найменування структурного підрозділу апарату райдержадміністрації зазначаються перед РіСЂСѓРїРѕСЋ заголовків справ цього підрозділу.

 

Складення описів справ, що складені у паперові й формі

230. РћРїРёСЃ справ – архівний РґРѕРІС–РґРЅРёРє, призначений для обліку
та  розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення
їх систематизації у межах архівного фонду.

231. РћРїРёСЃРё справ укладаються окремо РЅР° справи постійного
та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов'язково.

232. РћРїРёСЃРё справ структурного підрозділу апарату складаються
щороку Р·Р° встановленою формою (додаток 15) посадовою РѕСЃРѕР±РѕСЋ, відповідальною Р·Р° С—С… підготовку Сѓ структурному  підрозділі, Р·Р° методичної РґРѕРїРѕРјРѕРіРё відділу документообігу С– контролю апарату райдержадміністрації.

233. РќРѕРјРµСЂ РѕРїРёСЃСѓ справ структурного підрозділу апарату повинен складатися Р· цифрового позначення структурного підрозділу
за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року,
в якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, РѕРїРёСЃРё справ постійного, тривалого (понад 10 СЂРѕРєС–РІ) зберігання та Р· кадрових питань (РѕСЃРѕР±РѕРІРѕРіРѕ складу) структурного підрозділу Р· С–РЅРґ. 5, що обліковуються Р·Р° номенклатурою справ С– розпочаті Сѓ 2011 році,
матимуть такі номери: 5 Рџ – 2011;  5 Рў – 2011; 5 РћРЎ – 2011.

234. РџС–Рґ час складання РѕРїРёСЃС–РІ справ слід дотримуватися таких РІРёРјРѕРі: кожна справа вноситься РґРѕ РѕРїРёСЃСѓ РїС–Рґ самостійним РїРѕСЂСЏРґРєРѕРІРёРј номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться РґРѕ РѕРїРёСЃСѓ РїС–Рґ окремим номером);

графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених
на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами „те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю
(на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

графа опису „Примітка” використовується для відміток
про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам апарату або іншій установі, про наявність
копій документів у справі.

235. РћРїРёСЃРё справ ведуться протягом кількох СЂРѕРєС–РІ Р· використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного СЂРѕРєСѓ становлять річний
СЂРѕР·РґС–Р» РѕРїРёСЃСѓ.

236. РЈ кінці РѕРїРёСЃСѓ робиться РїС–РґСЃСѓРјРєРѕРІРёР№ запис С–Р· зазначенням
кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом,
перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

237. У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались
РІ діловодстві, зазначається: „Документи  Р·Р° ________ СЂС–Рє РґРёРІ. також Сѓ розділі
за ________ рік, № _____”.

238. РћРїРёСЃ справ, складених Сѓ паперовій формі, складається Сѓ РґРІРѕС… примірниках, РѕРґРёРЅ Р· СЏРєРёС… передається разом С–Р· справами РґРѕ архіву апарату райдержадміністрації, Р° інший залишається СЏРє контрольний  РїСЂРёРјС–СЂРЅРёРє
у відповідального за діловодство.

239. РќР° РѕСЃРЅРѕРІС– РѕРїРёСЃС–РІ справ структурних підрозділів відділу документообігу С– контролю апарату райдержадміністрації готує зведені РѕРїРёСЃРё справ постійного та тривалого (понад 10 СЂРѕРєС–РІ) зберігання, Р· кадрових питань (РѕСЃРѕР±РѕРІРѕРіРѕ складу).

240. Р—ведений РѕРїРёСЃ справ постійного зберігання складається Сѓ чотирьох примірниках, тривалого (понад 10 СЂРѕРєС–РІ) зберігання – Сѓ РґРІРѕС… примірниках, Р· кадрових питань (РѕСЃРѕР±РѕРІРѕРіРѕ складу) - Сѓ трьох примірниках. РћРґРёРЅ РїСЂРёРјС–СЂРЅРёРє затвердженого РѕРїРёСЃСѓ подається архівному відділу Млинівської райдержадміністрації.

241. Р—ведені РѕРїРёСЃРё справ Р· кадрових питань (РѕСЃРѕР±РѕРІРѕРіРѕ складу) складаються Сѓ трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією архівного відділу райдержадміністрації, погоджуються
Р· експертно-перевірною комісією Державного архіву Рівненської області,                                  після чого затверджуються РєРµСЂС–РІРЅРёРєРѕРј апарату райдержадміністрації.
Один примірник зведеного опису подається архівному відділу райдержадміністрації.

242. Р’ апараті РѕРїРёСЃРё документів постійного та тривалого                         (понад 10 СЂРѕРєС–РІ) зберігання, Р· кадрових питань (РѕСЃРѕР±РѕРІРѕРіРѕ складу) складаються РЅРµ пізніше РЅС–Р¶ через РґРІР° СЂРѕРєРё після завершення справ Сѓ діловодстві, Р° також передаються документи постійного зберігання РІС–РґРїРѕРІС–РґРЅРѕ РґРѕ затверджених РѕРїРёСЃС–РІ справ РґРѕ архівного відділу райдержадміністрації  РІ установлені законодавством строки.

 

Оформлення справ

243. РћС„ормлення справи постійного С– тривалого (понад 10 СЂРѕРєС–РІ) зберігання передбачає нумерацію аркушів Сѓ справі, складення (Сѓ разі потреби) внутрішнього РѕРїРёСЃСѓ документів справи, наявність засвідчувального напису справи РїСЂРѕ кількість аркушів С– РїСЂРѕ особливості фізичного стану
та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

244. Р”окументи тимчасового зберігання, сформовані Сѓ справи,
не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

245. РџС–сля закінчення діловодного СЂРѕРєСѓ РґРѕ написів РЅР° обкладинках справ постійного С– тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ РЅР° обкладинці змісту підшитих документів, вносяться Сѓ разі потреби РґРѕ заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються РІРёРґРё С– форми звітності тощо).

246. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку
і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: „є документи за ___ роки”.

247. РќР° обкладинках справ, що складаються Р· кількох томів (частин), проставляються дати першого С– останнього документів кожного тому (частини). РЈ разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць С– СЂС–Рє. Число С– СЂС–Рє позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

248. РќР° обкладинці справи проставляється номер справи Р·Р° зведеним РѕРїРёСЃРѕРј С– Р·Р° погодженням Р· Державним архівом Рівненської області –
номер опису і фонду.

249. РЈ разі Р·РјС–РЅРё найменування структурного підрозділу протягом періоду, СЏРєРёР№ охоплюють документи справи, або РїС–Рґ час передачі справи
до іншого структурного підрозділу на обкладинці справи зазначається нове найменування структурного підрозділу, а попереднє береться в дужки.

250. РќР°РїРёСЃРё РЅР° обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 СЂРѕРєС–РІ) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом
або пастою. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи
не допускається.

 

Передача справ, складених Сѓ паперовій формі,  РґРѕ архіву апарату райдержадміністрації

 

251. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання,
з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення
їх ведення передаються до архіву апарату райдержадміністрації
в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

252. РџРµСЂРµРґР°С‡Р° справ РґРѕ архіву апарату райдержадміністрації здійснюється Р·Р° графіком, погодженим Р· керівниками структурних підрозділів
і затвердженим керівником апарату райдержадміністрації.

253. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником відділу документообігу і контролю в присутності працівника структурного підрозділу апарату, який передає упорядковані та оформлені справи.

254. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву апарату райдержадміністрації за описами.

У кінці кожного примірника опису особа, відповідальна за ведення архіву апарату райдержадміністрації, розписується у прийнятті справ
з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ
і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві апарату райдержадміністрації.

255. РЎРїСЂР°РІРё, що передаються РґРѕ архіву апарату райдержадміністрації, РїРѕРІРёРЅРЅС– бути Р·РІ'язані належним чином.

Апарат зобов'язаний забезпечити зберігання архівних документів
та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві апарату райдержадміністрації для постійного зберігання до архівного відділу Млинівської райдержадміністрації.

 

 

Керівник апарату
адміністрації                                                                                           РЎ.Реміз

 

 

СХВАЛЕНО                                                       СХВАЛЕНО

Протокол засідання                                         РџСЂРѕС‚РѕРєРѕР» засідання

ЕК апарату Млинівської                          Р•Рљ архівного відділу

районної державної адміністрації                  РњР»РёРЅС–РІСЃСЊРєРѕС— райдержадміністрації

14.05.2018 в„– 1                                                  15.05.2018 в„– 5




Реєстрація
Логін
Пароль
Реєстрація
Опитування


 

 

 

 
 
 
 
 
Запитання | Адміністратор
Інформаційний супровід: pressa1@rv.gov.ua Тех. підтримка: forweb@rv.gov.ua  ©  Рівненська обласна державна адміністрація
Безкоштовна гаряча лінія ГО «Донбас SОS»

Майбутня професія - ЗАХИСНИК ВІТЧИЗНИ

Млинівський районний військовий комісаріат проводить відбір кандидатів на навчання у вищих військових навчальних закладах (ВВНЗ)....